5 cách giao tiếp với khách hàng cực hiệu quả trong kinh doanh

Khách hàng là đối tượng vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty cung cấp những sản phẩm/ dịch vụ cần phải giao dịch trực tiếp với khách hàng. Sẽ đôi lúc gặp những vấn đề xảy ra xích mích hoặc đơn giản là không thể truyền đạt đến khách hàng một cách rõ ràng. Những vấn đề trên đều do cách giao tiếp với khách hàng chưa hiệu quả và đúng cách. Biết được những khó khăn đó Haravan đã tổng hợp chi tiết những thông tin, kiến thức trong bài viết dưới đây.

1. Giao tiếp với khách hàng bằng cách nào?

Cách để giao tiếp với khách hàng hiệu quả hiện nay

Cách giao tiếp với khách hàng bằng hình thức tư vấn trực tiếp rất phổ biến và được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi vì dễ dàng thực hiện và mang lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó nhờ những công nghệ hiện đại và khoa học phát triển mạnh nên đã giúp doanh nghiệp có nhiều cách để tương tác với khách hàng hơn. Có thể kể đến như các phần mềm gửi tin nhắn tự động, gửi email một cách nhanh chóng với những danh sách khách hàng tiềm năng…

2. Lợi ích của việc giao tiếp tốt với khách hàng

Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là một trong những kỹ năng cần thiết để doanh nghiệp đầu tư và training cho nhân viên.

Hiểu được nhu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường

Giao tiếp với khách hàng sẽ giúp ta thu thập được thông tin khách hàng bổ ích ví dụ như những sở thích, nhu cầu của họ. Doanh nghiệp có thể dùng cách như phỏng vấn trực tiếp, điền phiếu khảo sát…Từ những câu trả lời được thu về công ty dễ dàng đưa ra những chiến lược Marketing và sản phẩm được cải tiến phù hợp với khách hàng hơn.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thấu hiểu, nắm bắt được xu hướng của thị trường. Từ đó, nhà quản lý sẽ cho ra những sản phẩm phù hợp và đáp ứng được nhu cầu của thị trường.

Nắm bắt được nhu cầu thị trường

Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

Với bộ phận quản lý và chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng thì những kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp là điều bắt buộc phải có. Nhân viên chăm sóc khách hàng tốt thì sẽ khiến khách hàng hài lòng và đánh giá cao uy tín chung của công ty. Những kỹ năng và tính cách phù hợp với vị trí công việc này sẽ bao gồm:

• Khả năng chịu áp lực tốt

• Giải quyết vấn đề

• Kỹ năng giao tiếp

Cơ hội thăng tiến cho bản thân

Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình thăng tiến của bản thân. Đối với những ngành nghề dịch vụ thì khách hàng có quyền đánh giá nhân viên phục vụ. Lượt đánh giá càng cao thì sẽ càng được nhanh thăng chức. Bên cạnh đó không chỉ giao tiếp với khách hàng mà chính bản thân những nhân viên cũng cần giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên. Nếu như giao tiếp không khéo léo sẽ gây ra mất lòng từ đó mất những cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Tránh đưa thông tin sai lệch

Đôi khi cách diễn giải khó hiểu và lan man có thể khiến khách hàng hiểu nhầm hoặc hiểu sai lệch đi thông tin về sản phẩm. Điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công ty. Nhưng giao tiếp với khách hàng tốt sẽ giúp bạn hoàn thành công việc thuận lợi và nhanh chóng hơn, thậm chí là tránh được tình huống sai lầm.

Thông tin sai lệch

Thúc đẩy quá trình kinh doanh

Nếu cách giao tiếp với khách hàng tốt, dịch vụ chăm sóc khách hàng được nâng cấp, khách hàng được giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và kịp thời. Điều này giúp cho hiệu quả kinh doanh tăng cao một cách nhanh chóng. Từ đó công ty sẽ có được lợi nhuận nhiều hơn và mở rộng phạm vi kinh doanh. Điều này có ý nghĩa quan trọng cho sự phát triển và lớn mạnh của doanh nghiệp.

3. Kỹ năng giao tiếp khách hàng chuyên nghiệp

Kỹ năng đặt câu hỏi

Nghệ thuật nói chuyện với khách hàng không chỉ đơn giản là gợi chuyện phiếm và nói nhiều về công năng của sản phẩm. Nghiên cứu thói quen của khách hàng chỉ ra rằng, 81% khách hàng sẽ không mua hàng nếu họ cảm thấy rằng nhân viên không nhiệt tình giúp đỡ hoặc không chú ý đến nhu cầu của khách hàng. Để tập trung vào khách hàng hơn thì ta nên đặt câu hỏi liên quan đến họ như họ muốn gì, họ cần gì,… Sau khi đặt câu hỏi xong thì cần phải giải đáp đầy đủ thắc mắc, khiếu nại của họ chứ không phải làm lơ.

Kỹ năng lắng nghe

Mẹo giao tiếp với khách hàng hiệu quả hơn đó là lắng nghe họ. Từ đó khách hàng cảm thấy mình được trân trọng và được dành sự chú ý. Sau khi lắng nghe thì để ghi nhớ những thông tin chi tiết thì bạn nên có những ghi chú để tránh việc bỏ lỡ ý của khách. Chỉ nên tập trung vào những vấn đề mà khách đang nói. Rất nhiều người khách rất ghét việc bị ngó lơ khi mình đang nói hoặc đôi khi là trường hợp khách nói 1 đằng nhân viên trả lời 1 nẻo. Kỹ năng lắng nghe này không chỉ giúp ích khi nhân viên phục vụ khách hàng mà còn giúp họ giao tiếp với cấp trên hiệu quả hơn.

Lắng nghe khách hàng

Kỹ năng đọc vị cảm xúc

Ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp đôi khi còn diễn tả tâm trạng của khách hơn cả ngôn ngữ nói, nhất là trong giao tiếp với khách hàng. Ngôn ngữ cơ thể giúp nhân viên có thể đánh giá được thái độ của khách hàng như thế nào. Khách hàng có quan tâm hay hiểu những gì mà bạn đang trình bày, giới thiệu hay không. Những cử chỉ tưởng chừng như nhỏ nhặt nhưng cũng gây ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình tư vấn. Ví dụ như họ liên tục nhìn ra chỗ khác, cau mày chứng tỏ họ đang không muốn nghe. Hoặc khi họ gật đầu, nhìn vào bạn thì có thể họ đang rất hứng thú với sản phẩm. Theo dõi ngôn ngữ cơ thể là một kỹ năng mềm khá quan trọng đối với mỗi nhân viên kinh doanh, do vậy hãy cố gắng trau dồi cho mình kỹ năng mềm thật tốt nhé.

> Xem thêm: Ngôn ngữ cơ thể trong kinh doanh giúp bạn phát triển sự nghiệp

Kỹ năng kiểm soát cảm xúc

Cách ứng xử với khách hàng rất khó khăn khi bạn phải biết kiềm chế cảm xúc của bản thân. Đối với những trường hợp giận quá mất khôn sẽ gây ảnh hưởng không chỉ đến bản thân bạn mà còn là cả công ty. Cần phải giữ được bình tĩnh để có thể nhanh chóng giải quyết những vấn đề mà khách hàng gặp phải. Không nên có những thái độ và hành động khiến khách hàng phải khó chịu và phàn nàn.

Tiết chế cảm xúc

4. Những câu nói khi giao tiếp với khách hàng

Những câu nói thể hiện rất nhiều cảm xúc và là cách để ghi điểm trong lòng khách hàng. Lời nói có sức mạnh vô cùng tuyệt vời, nó còn có thể thuyết phục khách hàng khó tính nhất. Sau đây là một số câu nói có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp khách hàng cho bạn:

• Thêm kính ngữ như ạ, dạ, vâng ạ…để khách hàng thấy được tôn trọng

• Ghi nhớ tên khách hàng: Có thể ghi nhớ tên họ khi xưng hô không những khiến họ có thêm cảm tình mà còn rất lịch sự nữa.

• Không quên những câu cảm ơn khách: Luôn cảm ơn khách hàng thể hiện sự biết ơn và cảm kích đối với tất cả khách hàng. Lưu ý những khách hàng tuy không mua sản phẩm bạn cũng nên dành lời cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.

• Không dùng những câu ra lệnh như anh phải làm cái này, anh phải mua cái kia…điều này sẽ khiến khách hàng rất khó chịu.

5. Kinh nghiệm để giao tiếp với khách hàng

Tạo ấn tượng ban đầu tốt

Khi khách hàng đến mua sắm người mà họ nhìn thấy đầu tiên đó chính là các nhân viên bán hàng. Chính vì thế để cải thiện kỹ năng giao tiếp với khách hàng thì cần có một ấn tượng ban đầu tốt. Điều này thể hiện qua nhiều yếu tố bao gồm ngoại hình và phong cách ăn mặc. Vì vậy bạn cần chỉnh chu trong cách ăn mặc, tóc tai gọn gàng và nhớ trang điểm một chút cho gương mặt tươi tắn. Một yếu tố nữa là giọng nói hay, dễ nghe. Khách hàng sẽ dễ bị thuyết phục bởi giọng nói truyền cảm, có nhấn nhá rõ ràng ở các phần thông tin bạn muốn thu hút. Chính vì thế, bạn cần tập luyện thường xuyên để cải thiện giọng nói của mình. Bạn có thể ghi âm và nghe lại hoặc nhờ bạn bè và người thân đánh giá. Ngoài ra, bạn cũng cần biết cách kiểm soát giọng nói và âm lượng khi nói khi giao tiếp bán hàng.

Ấn tượng ban đầu

Sau đây là một số kinh nghiệm giao tiếp với khách hàng:

• Luôn tự tin, mỉm cười với khách hàng.

• Nhìn thẳng vào mắt khách hàng, đừng né tránh ánh mắt của họ.

• Luôn cởi mở và bắt tay với khách hàng trong lần đầu bắt gặp.

• Nhiệt tình giúp đỡ khách hàng.

• Giải quyết vấn đề theo cách ổn thỏa vấn đề của khách hàng.

Nắm rõ thông tin sản phẩm

Những vấn đề liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty của bạn cung cấp thì cần được xử lý nhanh chóng. Các nhân viên phải biết và nắm rõ thông thạo các thông tin sản phẩm hoặc dịch vụ mà tổ chức. Nhân viên nên được training về kiến thức lẫn kỹ năng một cách bài bản, phải nắm rõ được thông tin sản phẩm.

Khi giao tiếp với khách hàng, dù là qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp cần phải có một mảnh giấy ghi chú lại tất cả những thông tin cần thiết ví dụ như thông tin khách hàng, những câu hỏi mà khách hàng còn thắc mắc về sản phẩm. Sau khi kết thuộc buổi gặp mặt với khách hàng, hãy gửi cho khách hàng một email để xác nhận lại một lần nữa.

Lựa chọn những khách hàng tiềm năng nhất

Đối tượng khách hàng tiềm năng tốt nhất của doanh nghiệp là người rất quan tâm tới sản phẩm và có đủ khả năng để mua nó. Các nhân viên chỉ có thể giao tiếp với khách hàng hiệu quả và trơn tru với nhất nếu như khách hàng có nhu cầu và ý định mua sản phẩm. Chúng ta không thể nào tư vấn nếu như họ không có hứng thú và không quan tâm đến sản phẩm. Ngoài tập trung khai thác các khách hàng tiềm năng thì chúng ta còn có những vị khách hàng cũ. Những khách hàng cũ thường tạo lợi nhuận rất lớn cho doanh nghiệp và chi phí để giữ chân khách hàng không nhiều.

Có những quy tắc cho riêng mình

Không ít những trường hợp khi giao tiếp với khách hàng sẽ gặp những người khiếm nhã, vô ý khiến cho bản thân cảm thấy khó chịu. Vì vậy cần phải có những quy tắc cho riêng mình, đặc biệt là những nhân viên nữ sẽ gặp trường hợp này nhiều hơn. Khi có những luật lệ thì bản thân sẽ không bị cám dỗ và gây ra những sai lầm trong lúc làm việc. Ngoài ra có luật lệ sẽ khiến bản thân có kỷ cương và chấp hành công việc tốt hơn giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

Tuân theo quy tắc

Không ngại đưa ra những nhận xét chân thật

Cách giao tiếp với khách hàng không chỉ lúc nào cũng khen và dành những lời có cánh để họ mua sản phẩm. Đôi khi chúng ta cần phải biết rằng món hàng đó thật sự phù hợp với người dùng hay không để tư vấn chính xác. Nếu lúc nào cũng chèo kéo mua hàng và khi người dùng sử dụng sản phẩm mà thấy không phù hợp sẽ càng gây hại hơn cho công ty. Bên cạnh đó khách hàng sẽ có những đánh giá và đề cao những nhân viên tư vấn chính xác. Cho dù họ không phù hợp để sử dụng sản phẩm nhưng sẽ ủng hộ doanh nghiệp bằng nhiều cách khác nhau như giới thiệu cho bạn bè, đánh giá trên các nền tảng mua sắm… Những lợi ích này đôi khi còn vượt trên cả doanh thu và tiền bạc.

6. Những điều cần lưu ý khi giao tiếp với khách hàng

Khi không quá thân thiết với khách hàng thì không nên đùa giỡn hoặc nói chuyện tầm phào. Mặc dù đùa vui khiến không khí đỡ căng thẳng hơn nhưng nếu không chú ý sẽ gây phản cảm. Tuy nhiên, với những khách hàng mà bạn đã quen biết từ lâu hoặc hiểu rõ tính cách thì có thể nói vui nhưng vẫn cần giữ khoảng cách.

7. Kết luận

Vậy là những cách giao tiếp với khách hàng đã được đề cập trong bài viết rất chi tiết và đầy đủ. Haravan hy vọng rằng các bạn sẽ học được cách giao tiếp hiệu quả để ghi điểm trong lòng khách hàng nhiều hơn và từ đó có thể tăng doanh thu nhanh chóng.

———–

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Những kỹ năng cần có trong kinh doanh để thành công
• 4 bước xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng bạn cần biết
• Một số cách phân loại khách hàng để tối ưu đơn hàng