Hướng dẫn cách hạch toán hàng bán bị trả lại mới nhất theo quy định

Trong kinh doanh, tình trạng hàng bán bị trả lại luôn là vấn đề đau đầu đối với các nhà bán hàng dù đến từ nguyên nhân nào. Những đơn hàng bị trả lại không chỉ khiến doanh nghiệp mất đi doanh thu từ đơn hàng đó mà còn mất thêm chi phí vận chuyển đơn hàng trả và những thiệt hại khác nếu đơn hàng bị hư hỏng, không còn nguyên vẹn như ban đầu. Vậy nguyên nhân những đơn hàng bị trả lại là do đâu? Cách hạch toán hàng bán bị trả lại như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Trong trường hợp hàng bán bị trả lại, cửa hàng hoặc doanh nghiệp thường có chính sách hoàn trả phù hợp

Hàng bán bị trả lại là những sản phẩm hoặc hàng hóa mà khách hàng đã mua từ một cửa hàng hoặc doanh nghiệp, nhưng sau đó quyết định trả lại vì một số lý do.
Trong trường hợp hàng bán bị trả lại, cửa hàng hoặc doanh nghiệp thường có chính sách hoàn trả, trong đó họ quy định các điều kiện và quy trình để khách hàng có thể trả lại sản phẩm và nhận lại tiền hoặc đổi sản phẩm khác tương đương.

2. Nguyên nhân hàng bán bị trả lại là gì?

Hàng bán bị trả lại có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến khiến khách hàng quyết định trả lại sản phẩm:

• Sản phẩm bị lỗi hoặc không đạt chất lượng: Một trong những nguyên nhân chính khiến khách hàng trả lại hàng là do sản phẩm bị hỏng, không hoạt động đúng cách hoặc không đạt được chất lượng đã được cam kết.
• Sản phẩm không đáp ứng nhu cầu hoặc mong đợi của khách hàng: Sản phẩm có thể không phù hợp với mục đích sử dụng, không đúng kích cỡ, màu sắc hoặc không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
• Đổi ý hoặc mua nhầm: Một số khách hàng sau khi mua hàng có thể thay đổi ý kiến hoặc nhầm lẫn khi chọn sản phẩm và họ muốn trả lại để lấy sản phẩm khác hoặc nhận hoàn trả tiền.
• Sản phẩm bị hư hại trong quá trình vận chuyển: Trong trường hợp sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, khách hàng có thể yêu cầu trả lại hàng hoặc yêu cầu bồi thường.
• Sản phẩm không giống như mô tả: Nếu sản phẩm khác xa so với mô tả trên trang web hoặc quảng cáo, khách hàng có thể không hài lòng và muốn trả lại sản phẩm.
• Sản phẩm được gửi nhầm hoặc thiếu phụ kiện: Khách hàng nhận được sản phẩm không đúng với đơn hàng của họ hoặc thiếu các phụ kiện đi kèm.
• Lý do cá nhân: Một số lý do cá nhân khác, chẳng hạn như thay đổi ý kiến, tặng quà nhưng người nhận không muốn, hay mua hàng theo cảm hứng nhưng sau đó hối tiếc.

Các nguyên nhân trên đều ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng của khách hàng, do đó, cửa hàng và doanh nghiệp nên có chính sách hoàn trả linh hoạt và hỗ trợ khách hàng giải quyết các vấn đề khi sản phẩm bị trả lại.

3. Hàng bán bị trả lại sẽ ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp

Tình trạng hàng bán bị trả lại là vấn đề nhức nhối đối với doanh nghiệp đang kinh doanh hay hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào

Tình trạng hàng bán bị trả lại là vấn đề nhức nhối đối với doanh nghiệp đang kinh doanh hay hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào. Nếu tình trạng này diễn ra quá thường xuyên và doanh nghiệp không có phương án giải quyết có thể dẫn đến các ảnh hưởng như:

• Tổn thất về doanh thu: Khi khách hàng trả lại hàng, doanh nghiệp sẽ mất doanh thu đã thu được từ việc bán sản phẩm ban đầu. Điều này ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp.
• Chi phí xử lý hàng trả: Xử lý hàng bán bị trả lại đòi hỏi chi phí vận chuyển, kiểm tra, đánh giá tình trạng hàng hóa và có thể phải thực hiện các thủ tục phức tạp. Những chi phí này sẽ làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
• Tiêu cực về hình ảnh thương hiệu: Khi có quá nhiều hàng bị trả lại hoặc cách xử lý hàng trả không tốt, thương hiệu có thể bị ảnh hưởng. Khách hàng có thể thấy doanh nghiệp không đáp ứng được chất lượng sản phẩm, dẫn đến mất đi lòng tin và mức độ trung thành của họ đối với thương hiệu.
• Hư hỏng hoặc thất thoát hàng bị trả: Trong quá trình những đơn hàng bị trả lại được vận chuyển về kho, sẽ xảy ra trường hợp đơn hàng bị thất thoát, không được chuyển về kho hoặc chất lượng sản phẩm không còn nguyên vẹn như ban đầu.

4. Cách hạn chế hàng bán bị trả lại

Nếu sản phẩm đáp ứng chất lượng và yêu cầu của khách hàng, khả năng hàng bị trả lại sẽ giảm đi đáng kể

Để hạn chế hàng bán bị trả lại và cải thiện trải nghiệm mua hàng của khách hàng, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất và kiểm tra chất lượng một cách cẩn thận trước khi đưa ra thị trường. Nếu sản phẩm đáp ứng chất lượng và yêu cầu của khách hàng, khả năng hàng bị trả lại sẽ giảm đi đáng kể.
• Cung cấp mô tả sản phẩm chính xác: Đảm bảo thông tin về sản phẩm, bao gồm hình ảnh và mô tả, là chính xác và minh bạch. Những thông tin này giúp khách hàng hiểu rõ về sản phẩm và tránh gây nhầm lẫn khi mua hàng.
• Chính sách hoàn trả rõ ràng, minh bạch: Cung cấp chính sách hoàn trả rõ ràng và dễ hiểu, bao gồm điều kiện và thời hạn hoàn trả, giúp khách hàng tự tin hơn khi mua hàng và có cảm giác an tâm hơn khi có nhu cầu trả lại sản phẩm.
• Cải thiện dịch vụ khách hàng: Đầu tư vào dịch vụ khách hàng tốt hơn, giúp giảm thiểu sự không hài lòng của khách hàng và giữ chân họ.
• Đảm bảo vận chuyển an toàn: Đối với các sản phẩm dễ vỡ hoặc dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, đảm bảo việc đóng gói và vận chuyển an toàn để tránh tình trạng hư hỏng khi đến tay khách hàng.

5. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại

5.1 Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200

Tại thông tư 200/2014/TT-BTC có tài khoản 5212 – hàng bán bị trả lại được sử dụng để phản ánh doanh thu của hàng hóa bị người mua trả lại trong kỳ kế toán. Các nghiệp vụ cơ bản bao gồm:

Đối với bên bán

Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán ghi nhận:
Ghi nhận doanh thu:

• Nợ TK 1111, 1121, 131
• Có TK 5111
• Có TK 33311 (nếu có)

Ghi nhận giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 632
• Có TK 156

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán hạch toán hàng bán bị trả lại:
Ghi nhận giảm trừ doanh thu:

• Nợ TK 5212
• Nợ TK 33311 (nếu có)
• Có TK 111, 112, 131

Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

• Nợ TK 156
• Có TK 632

Bút toán kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu đã ghi nhận do hàng bán bị trả lại trong kỳ:

• Nợ TK 511
• Có TK 5212

Ghi nhận các chi phí phát sinh có liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có):

• Nợ TK 641
• Có TK 111, 112…

Đối với bên mua

Ghi nhận hàng mua về ghi tăng trị giá hàng mua:

• Nợ TK 156, 152, 153, 211
• Nợ TK 1331 (nếu có)
• Có TK 1111, 1121, 331

Khi trả lại hàng mua cho bên bán, ghi nhận giảm giá trị hàng:

• Nợ TK 1111, 1121, 331
• Có TK 156, 152, 153, 211
• Có TK 1331

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200 và thông tư 133

5.2 Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC không sử dụng tài khoản 5212 nên hàng bán bị trả lại không được phản ánh trên một tài khoản riêng nữa mà được phản ánh trực tiếp trên tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).
Đối với bên mua, các nghiệp vụ tương tự như hạch toán theo thông tư 200
Đối với bên bán, các nghiệp vụ cơ bản khi trả lại hàng hóa như sau:
Ghi nhận giảm doanh thu:

• Nợ TK 511
• Nợ TK 3331
• Có TK 131, 111, 112

Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán

• Nợ TK 156
• Có TK 632

6. Kết luận

Hàng bán bị trả lại sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, do đó doanh nghiệp cần có những phương án để hạn chế tình trạng này xảy ra và cách xử lại hàng bị trả hiệu quả để giảm thiểu rủi ro thất thoát hay hư hỏng hàng hóa.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Dropbiz Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Dropbiz Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Dropbiz Omnichannel? Khám phá ngay: