6 mẫu file excel quản lý bán hàng đơn giản và hiệu quả nhất

Những mẫu file excel quản lý bán hàng luôn là chủ đề được các nhà bán hàng quan tâm nhằm hỗ trợ các hoạt động như quản lý sản phẩm, quản lý số lượng tồn kho, quản lý thông tin khách hàng,… chính xác và hiệu quả hơn. Nếu bạn cũng đang tìm cho cửa hàng những mẫu file đơn giản, dễ sử dụng thì không thể bỏ qua bài viết này nhé!

1. Tại sao nên sử dụng file excel quản lý bán hàng online?

Sử dụng file Excel để quản lý bán hàng online có nhiều lợi ích, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu kinh doanh

Sử dụng file Excel là cách quản lý bán hàng online có nhiều lợi ích, đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu kinh doanh và cần một giải pháp đơn giản nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Dưới đây là một số lý do vì sao nên sử dụng file Excel để quản lý bán hàng online:

• Dễ sử dụng: Excel là một công cụ phổ biến và dễ sử dụng. Hầu hết mọi người đã có ít kinh nghiệm sử dụng nó, điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu khó khăn khi bắt đầu quản lý bán hàng online.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh file Excel theo nhu cầu của mình: cho phép bạn tạo các trường thông tin riêng biệt cho sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, và các thông tin quan trọng khác mà bạn muốn theo dõi.
• Theo dõi tồn kho: Excel cho phép bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho, giúp bạn biết được lượng hàng còn lại trong kho và cần phải tái đặt hàng thêm.
• Theo dõi đơn hàng và thanh toán: Bạn có thể dễ dàng ghi nhận và theo dõi các đơn hàng của khách hàng cũng như tình trạng thanh toán. Từ đó kiểm soát tình hình kinh doanh và xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng.
• Thống kê và phân tích: Với Excel, bạn có thể thực hiện các tính toán và phân tích đơn giản trên dữ liệu bán hàng của mình. Ví dụ, bạn có thể tính tổng doanh thu, lợi nhuận, hoặc phân loại sản phẩm bán chạy nhất.
• Tiết kiệm chi phí: So với việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng phức tạp và đắt tiền, việc sử dụng Excel là một giải pháp tiết kiệm chi phí.

2. Tổng hợp 6 mẫu file excel quản lý bán hàng hiệu quả

2.1 File excel quản lý sản phẩm

File Excel quản lý sản phẩm là mẫu file dùng để lưu trữ và quản lý thông tin về các sản phẩm của một doanh nghiệp hoặc cửa hàng

File Excel quản lý sản phẩm là mẫu file dùng để lưu trữ và quản lý thông tin về các sản phẩm của một doanh nghiệp hoặc cửa hàng.
File Excel quản lý sản phẩm thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận thông tin chi tiết về các sản phẩm cụ thể. Các thông tin này có thể bao gồm:

• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Giá nhập
• Giá bán sỉ
• Giá bán lẻ
• Thành tiền

File Excel quản lý sản phẩm hỗ trợ việc theo dõi và quản lý thông tin về sản phẩm một cách dễ dàng và hiệu quả. Bằng cách sử dụng file này, bạn có thể cập nhật, sắp xếp và phân loại dữ liệu một cách thuận tiện, giúp bạn kiểm soát và quản lý kho hàng, giá cả một cách tốt hơn.

2.2 File excel quản lý doanh thu

File Excel quản lý doanh thu là mẫu file quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào

File Excel quản lý doanh thu là mẫu file quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp hay cửa hàng nào. Mẫu file này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và tổng hợp doanh thu của mình trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó hỗ trợ quản lý tài chính và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
File Excel quản lý doanh thu thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận các thông tin liên quan đến doanh thu. Các thông tin này có thể bao gồm:

• Mã hàng hóa
• Tên khách hàng
• Đơn giá
• Số lượng
• Tổng tiền
• Ghi chú

2.3 File excel quản lý xuất nhập tồn

Quản lý hoạt động xuất nhập tồn đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý tồn kho hay quản lý hoạt động xuất nhập tồn đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà file excel quản lý xuất nhập tồn là không thể thiếu, giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê và ghi nhận các hoạt động xuất nhập hàng hóa, từ đó có thể kiểm soát tình trạng tồn kho, đánh giá tình hình kinh doanh, xác định các mô hình tiêu thụ, và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
File Excel quản lý xuất nhập tồn thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận các thông tin liên quan đến quá trình xuất nhập hàng hóa và tình trạng tồn kho. Các thông tin này có thể bao gồm:

• Ngày/tháng/năm phát sinh giao dịch
• Mã hàng hóa
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Tồn kho ban đầu
• Tồn kho sau bán
• Ghi chú

2.4 File excel quản lý thông tin khách hàng

File Excel quản lý thông tin khách hàng thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận thông tin chi tiết về từng khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược tiếp cận khách hàng phù hợp, từ đó giúp tăng tần suất khách hàng quay lại với thương hiệu và tăng doanh thu bán hàng hiệu quả.
File Excel quản lý thông tin khách hàng thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận thông tin chi tiết về từng khách hàng. Các thông tin này có thể bao gồm:

• Tên khách hàng
• Mã khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ

2.5 File excel quản lý đơn hàng online

File excel quản lý đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, thống kê đơn hàng phát sinh chính xác hơn

File excel quản lý đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, thống kê đơn hàng phát sinh chính xác hơn, hạn chế xảy ra trường hợp xử lý sót đơn hàng hay thất thoát đơn hàng trong quá trình vận chuyển. File excel quản lý đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng, số lượng đơn hàng tăng hay giảm trong từng thời điểm cụ thể.
File Excel quản lý đơn hàng online thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận các thông tin liên quan đến các đơn hàng đã được đặt. Các thông tin này có thể bao gồm:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Đơn vị tính
• Nhân viên giao hàng
• Trạng thái đơn hàng

2.6 File excel quản lý công nợ

File excel quản lý công nợ là rất quan trọng nhằm đối soát chính xác các công nợ của doanh nghiệp

Quản lý công nợ thông thường sẽ bao gồm quản lý công nợ khách hàng, quản lý công nợ nhà cung cấp,… nhằm đối soát những khoản nợ phải thu và phải trả. Do đó, file excel quản lý công nợ là rất quan trọng nhằm đối soát chính xác, không gây ảnh hưởng đến doanh thu hay tài chính của doanh nghiệp.
File Excel quản lý công nợ thường bao gồm các cột dữ liệu để ghi nhận các thông tin liên quan đến công nợ của từng khách hàng hoặc đối tác. Các thông tin này có thể bao gồm:

• Khách hàng/Nhà cung cấp
• Tên Khách hàng/Nhà cung cấp
• Loại
• Nợ phải thu
• Nợ phải trả
• Địa chỉ
• Số điện thoại

TẢI MIỄN PHÍ NGAY

3. Những lưu ý khi sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng

Khi sử dụng file Excel để quản lý công việc bán hàng, có một số lưu ý quan trọng bạn nên cân nhắc để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quy trình quản lý. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

• Đảm bảo cấu trúc dữ liệu rõ ràng: Thiết kế cấu trúc dữ liệu của file Excel sao cho dễ sử dụng và dễ theo dõi. Xác định các trường thông tin quan trọng cần ghi nhận, chẳng hạn như thông tin khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, thanh toán, tồn kho, và các thông tin khác liên quan.
• Sử dụng bảng tính riêng biệt: Tạo các bảng tính riêng biệt để theo dõi các khía cạnh khác nhau của công việc bán hàng, chẳng hạn như danh sách khách hàng, doanh số bán hàng, tồn kho,… Điều này giúp giữ cho file Excel gọn gàng và tránh nhầm lẫn.
• Xử lý dữ liệu đầu vào cẩn thận: Khi nhập liệu vào file Excel, hãy đảm bảo nhập chính xác và cẩn thận. Sai sót trong việc nhập liệu có thể dẫn đến các lỗi trong quy trình quản lý và làm sai lệch kết quả phân tích.
• Sao lưu dữ liệu thường xuyên: Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn, hãy sao lưu file Excel thường xuyên. Có thể bạn cần tạo một bản sao dự phòng hoặc lưu trữ trên dịch vụ lưu trữ đám mây để tránh mất dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Sử dụng công thức và tính năng tự động: Excel cung cấp nhiều công thức và tính năng tự động giúp tính toán và cập nhật dữ liệu một cách hiệu quả. Hãy sử dụng công thức và tính năng này để giảm thiểu việc nhập tay và tránh sai sót.
• Định dạng và đánh dấu dữ liệu: Sử dụng màu sắc, định dạng và các biểu tượng để đánh dấu dữ liệu quan trọng hoặc cần chú ý, giúp dễ dàng nhận biết thông tin quan trọng trong bảng tính và giúp tăng tính thẩm mỹ của file Excel.
• Bảo mật dữ liệu: Nếu file Excel chứa thông tin nhạy cảm hoặc dữ liệu liên quan đến khách hàng, hãy đảm bảo bảo mật thông tin này bằng cách thiết lập mật khẩu hoặc giới hạn quyền truy cập vào file.
• Kiểm tra và cập nhật thường xuyên: Hãy kiểm tra và cập nhật dữ liệu trong file Excel thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin.

4. Quản lý bán hàng đơn giản và tăng trưởng hiệu quả cùng Dropbiz

File excel quản lý bán hàng là rất quan trọng và cần thiết, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu kinh doanh chính xác, thống kê và đưa ra quyết định doanh phù hợp.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi doanh nghiệp phát triển và quy mô tăng lên, việc sử dụng Excel có thể trở nên hạn chế vì có thể gặp khó khăn trong việc quản lý và theo dõi các thông tin lớn hơn. Trong trường hợp này, nên xem xét sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn.

Dropbiz cung cấp các giải pháp giúp nhà bán hàng tối ưu quy trình vận hành và tăng trưởng kinh doanh hiệu quả hơn

Dropbiz Omnichannel là giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả, với hơn 50.000 doanh nghiệp, thương hiệu bậc nhất và các nhà bán hàng tin dùng. Dropbiz cung cấp các giải pháp giúp nhà bán hàng tối ưu quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp.

• Đồng bộ và quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, khách hàng,… tập trung tại một hệ thống duy nhất, dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin nhanh chóng.
• Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực khi có đơn hàng phát sinh ở bất kỳ kênh bán hàng nào, không mất thời gian và hạn chế sai sót nếu nhập liệu theo phương pháp thủ công.
• Tích hợp các công cụ quảng cáo Facebook, Google, Chatbot Marketing,… giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng và bán hàng hiệu quả.
• Hệ thống báo cáo kinh doanh trực quan và linh hoạt theo nhu cầu của nhà bán hàng, dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh để đưa ra phương án kịp thời.
• Dễ dàng truy cập hệ thống và quản lý bán hàng mọi lúc, mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

5. Tổng kết

Mẫu file excel quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ đắc lực dành cho các nhà bán hàng mới bắt đầu kinh doanh. Quản lý bằng file sẽ giúp nhà bán hàng có thể dễ dàng quản lý thông tin, dữ liệu bán hàng mà không mất chi phí trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, khi dữ liệu ngày càng nhiều thì việc sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng như Dropbiz là vô cùng phù hợp, vừa tiết kiệm thời gian và chi phí thuê nhân sự vừa giúp tăng trưởng hoạt động bán hàng hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Dropbiz Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Dropbiz Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Dropbiz Omnichannel? Khám phá ngay: