Những mẫu nội quy quán cafe để quản lý nhân viên hiệu quả

Bất kỳ cửa hàng nào muốn có được sự thống nhất và chỉn chu trong cách hoạt động đều cần phải có nội quy quán cafe để nhân viên tuân thủ theo. Và làm thế nào để quản lý nhân viên và lập ra được những quy định hợp lý và hiệu quả thì là điều không hề dễ. Vậy nên các bạn hãy đọc ngay bài viết này để có thêm những kiến thức cho mình nhé.

1. Nội quy quán cà phê là gì?

Nội quy quán cafe là điều rất quan trọng cần phải có ở bất cứ quán cafe nào

Trong quy mô cửa hàng hoặc thậm chí là chuỗi cửa hàng thì các công việc nên được chuyên môn hóa cho từng vị trí: thu ngân, pha chế… giúp chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý. Để có thể đảm bảo việc vận hành được diễn ra đúng kỷ luật thì phải có những nội quy cho từng nhóm nhân viên. Nếu như quy mô cửa hàng của bạn nhỏ hơn thì việc tích hợp nhiều công việc cho một nhân sự ví dụ như vừa là thu ngân vừa là pha chế. Nội quy quán cafe có thể sẽ đơn giản hơn khi đó chỉ cần lập ra một nội quy tổng quan.

Hơn nữa việc xây dựng mẫu nội quy lao động nên được lập chi tiết ngay từ ban đầu, là một trong những nền tảng, giúp tạo thành bộ quy trình, quy định của mô hình chuỗi trong tương lai.

>>> Tham khảo thêm: 13 bước mở quán cà phê từ A – Z cho người mới bắt đầu

Tất nhiên những nội quy quán cafe là mang tính bắt buộc và cần tất cả các nhân viên trong quán tuân thủ theo. Những nội quy này không được làm trái với quy định của pháp luật và quy tắc ứng xử, thuần phong mỹ tục của Việt Nam để có thể phù hợp với mọi đối tượng khách hàng.

2. Tại sao cần phải có nội quy cho quán cafe?

2.1. Chuyên môn hóa quy trình làm việc

Bảng nội quy quán cafe được lập ra là để các chủ cửa hàng thực thi quyền quản lý của mình. Từ đó các nhân viên sẽ phải làm theo sao cho đúng quy tắc làm việc, điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Ngoài ra việc có những quy tắc như vậy sẽ là động lực cho nhân viên làm việc hơn khi biết được có những chế độ thưởng phạt rõ ràng. Cũng là cách để nhân việc làm đúng với phần việc của mình, nâng cao năng suất.

2.2. Tránh được những sai sót

Vì có được những quy tắc rõ ràng vì vậy nhân viên sẽ biết được mình được làm gì và cần tránh những điểm gì. Thường thì những quy định sẽ có phần hình phạt cho những lỗi sai tùy vào mức độ của trường hợp. Lỗi càng lớn hình phạt càng nặng thì từ đó nhân viên sẽ có sự kỹ càng và cẩn thận hơn để không phạm sai lầm.

2.3. Dễ dàng quản lý nhân sự

Những trường hợp đổ thừa, tị nạnh công việc sẽ xuất hiện nếu như không có những quy định quán cafe rõ ràng và cụ thể. Chính vì vậy người chủ cần có một văn bản để dựa vào mà quản lý sao cho công bằng và công tâm. Ngoài ra, những phương án giải quyết vấn đề đều được các nhân viên và chủ cửa hàng cùng nhau thống nhất nên sẽ thắt chặt tình cảm của mọi người hơn.

> Xem thêm: Những cách khen thưởng nhân viên mà không phải trả thêm tiền

Thắt chặt tình cảm

3. Nội quy quán cafe gồm những gì?

Nội quy quán cafe phải tuân thủ theo Điều 118 Bộ Luật Lao động 2019 và phải được ban hành bằng văn bản. Ngoài ra cần phải đăng ký tại cơ quan lao động cấp tỉnh/thành phố. Sau đây là một số nội dung cơ bản để lập ra nội quy cho cửa hàng của bạn:

• Thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi.

• Trật tự tại nơi làm việc.

• An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc.

• Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động.

• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý.

4. Những mẫu nội quy quán cafe cho bạn tham khảo

4.1. Quy định về thời gian làm việc

Thời gian là yếu tố đặc biệt quan trọng trong ngành dịch vụ, vì thường hoạt động vào những lúc như tối, cuối tuần, lễ… Chính vì vậy cần phải có lịch xoay ca hợp lý để có đủ lượng nhân viên vào những dịp như vậy. Thường thì các ca làm sẽ được chia làm 3 ca chính:

• Ca sáng: 7h00- 14h00

• Ca chiều: 14h00 – 22h00

• Ca gãy: 10h00 – 14h00 và 18h – 22h00

Bên cạnh đó cũng nên có quy định về thời gian đi trễ, thời gian đăng ký lịch làm, thời gian báo nghỉ… Ví dụ như không được đi trễ quá 30 phút, phải báo nghỉ trước 1 ngày… Để có được lịch chấm công chính xác thì nhân viên chấm công vào đầu và cuối ca làm việc.

Thời gian chấm công

4.2. Quy định về tác phong

Về thái độ và tác phong làm việc

Nhân viên cần phải có thái độ nhiệt tình, niềm nở, thân thiện và tận tâm với khách hàng khi họ đến quán. Làm việc với tôn chỉ “khách hàng là thượng đế” và làm việc chuyên nghiệp để thỏa mãn họ. Khi khách vào quán phải mở cửa và tươi cười chào hỏi. Luôn sẵn sàng phục vụ những yêu cầu của khách và khi có mâu thuẫn xảy ra phải giải quyết nhẹ nhàng, tránh gây mất lòng khách.

Trong giờ làm nhân viên cần tập trung, nghiêm túc thực hiện đúng công việc của mình. Không nên tự ý rời khỏi vị trí hoặc ra ngoài mà không xin phép. Không sử dụng điện thoại, đùa giỡn, nói chuyện trong giờ làm. Ngoài ra còn một số quy tắc mà bạn có thể tham khảo như sau: Tiếp khách (người thân) trong giờ làm việc phải xin ý kiến quản lý; Không tự ý bỏ vị trí nơi làm việc khi chưa có sự đồng ý của quản lý; Không ngồi, nằm hoặc ngủ ở khu vực làm việc; Thể hiện thái độ lịch sự với khách hàng, cấp trên và đồng nghiệp.

Về trang phục

Trang phục của nhân viên phải đúng với nội quy quán cafe yêu cầu. Thường hầu hết các cửa hàng đều có đồng phục của quán để có thể xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và chỉnh chu. Ngoài việc phải mặc đúng đồng phục thì cũng nên được giữ sạch sẽ, tránh mặc đồ ố bẩn. Không nên để móng tay dài, đầu tóc phải luôn gọn gàng và đặc biệt là cơ thể không có mùi.

Nhân viên ký nhận đồng phục theo số lượng thực tế. Và có trách nhiệm giữ gìn đồng phục và hoàn trả đồng phục trong trường hợp kết thúc hợp đồng. Trong trường hợp nhân viên không hoàn trả đồng phục, chi phí đồng phục sẽ được trừ vào tiền lương tháng cuối của nhân viên.

Đồng phục nhân viên

4.3. Quy định về an toàn lao động

Những nhân viên bếp hoặc pha chế cần đảm bảo được an toàn vệ sinh thực phẩm và an toàn lao động. Cần thận không để cháy nổ hoặc đổ vỡ trong quá trình nấu. Đặc biệt với những nhân viên pha chế không được để móng tay dài hoặc sơn móng tay để đảm bảo vệ sinh cho món ăn.

Khu vực làm việc phải đúng với nội quy quán cafe là luôn sạch sẽ, gọn gàng và những trang thiết bị còn hoạt động tốt. Các nhân viên phải luôn dọn dẹp đều đặn và thường xuyên. Những nguyên liệu cần phải được kiểm tra chất lượng và không được phục vụ khách những nguyên liệu đã hết hạn, hư hỏng.

Giữ vệ sinh quầy pha chế

Yêu cầu nhân viên tuyệt đối không được phép hút thuốc trong khu vực không được hút thuốc của quán cà phê, hướng dẫn khách hàng hút thuốc ở khu vực được hút thuốc. Tuân thủ tuyệt đối các quy định về phòng cháy chữa cháy được ban hành và đào tạo. Bảo quản trang thiết bị phòng cháy chữa cháy của cửa hàng thường xuyên.

4.4. Quy định bảo mật thông tin cửa hàng

Tất cả những thông tin, dữ liệu hoặc công thức chế biến của cửa hàng đều là tài sản đặc biệt quan trọng. Những thông tin này có ích trong việc mang lại giá trị và doanh thu của cửa hàng nên không thể bị tiết lộ. Sau đây là những quy định nghiêm cấm hành vi phát tán, lan truyền thông tin cửa hàng

• Phát tán hoặc chia sẻ những tài liệu về kế hoạch kinh doanh của quán cà phê.

• Phát tán hoặc chia sẻ thông tin về các khoản thu, khoản chi của quán cà phê.

• Phát tán hoặc chia sẻ các tài liệu đào tạo, quy trình vận hành, triển khai của quán cà phê.

• Phát tán hoặc chia sẻ các quy trình, công thức pha chế đồ ăn, đồ uống của quán cà phê.

• Phát tán hoặc chia sẻ thông tin khách hàng tại quán cà phê.

• Phát tán hoặc chia sẻ thông tin về chủ nhà hàng, quản lý mà không được sự cho phép.

• Phát tán hoặc chia sẻ thông số kỹ thuật máy móc liên quan tới tài sản trang thiết bị của quán cà phê.

Những thông tin mật của cửa hàng

5. Một số lưu ý khác khi quản lý nhân viên quán cafe

5.1. Trong trường hợp nhân viên vi phạm

Trong lúc làm việc thì không thể nào tránh được những lần mắc sai sót nhưng tùy vào mức độ nghiêm trọng thì sẽ có hình thức phạt phù hợp. Không nên phạt quá nặng hoặc quá nhẹ vì sẽ gây ra tình trạng nhân viên không hài lòng và thậm chí nghỉ việc. Sau đây là bảng nội quy quán cafe có những cấp độ hình phạt mà bạn có thể tham khảo:

• Vi phạm lần 1: Nhắc nhở

• Vi phạm lần 2: Phạt cảnh cáo ( trừ …. đồng/lần)

• Vi phạm lần 3: Phạt (trừ ….% lương)

• Vi phạm lần 4: Buộc thôi việc không hưởng lương.

Tiền phạt sẽ được lưu vào quỹ chung của quán.

5.2. Rõ ràng và minh bạch trong vấn đề lương

Số tiền lương của nhân viên phải đúng với bộ luật lao động và quy định của pháp luật. Có thể với những nhân viên làm full time sẽ có mức lương thỏa thuận sap cho phù hợp. Còn những bạn làm part time thì lương tối thiểu phải trên 22,500 đồng/ giờ. Thời gian trả lương cũng nên cố định vào một ngày trong tháng và khi xuất lương phải có bảng lương minh bạch để nhân viên có thể kiểm tra. Ngoài ra vì tính chất công việc nên phải có những chế độ nhân lương gấp đôi, gấp ba vào những ngày lễ như Tết, Quốc Khánh,…để nhân viên có động lực đi làm.

Lương cho nhân viên

5.3. Xử lý tình huống hư hại tài sản cửa hàng

Nội quy nhân viên quán cafe phải đề cập đến vấn đề ý thức và trách nhiệm bảo vệ tài sản gồm trang thiết bị, vật dụng của quán. Không có quyền tháo dỡ, di dời những tài sản của quán nếu như chưa có sự cho phép của chủ quán. Trong trường hợp cần phải di dời tài sản của quán phải có sự giám sát và bảo vệ của quản lý. Và khi có trường hợp hư hại thì phải có trách nhiệm đền bù cho thiệt hại đó.

5.4 Khi nhân viên gặp vấn đề với khách hàng

Nhân viên nên lập tức xin lỗi khách hàng và mong quý khách hàng thông cảm. Giữ bình tĩnh xử lý tình huống theo quy trình đã được đào tạo. Nếu trong trường hợp nhân viên không xử lý được, mong quý khách hàng thông cảm và đề xuất khách hàng cho nhân viên liên hệ với quản lý để đề xuất phương án giải quyết. Tuyệt đối không được:

– Tranh cãi với khách hàng.

– Có các hành vi, thái độ không đúng mực với khách hàng.

6. Sử dụng giải pháp từ Haravan để quản lý quán cafe hiệu quả hơn

Nội quy quản lý quán cafe sẽ được áp dụng hiệu quả hơn nếu như bạn dùng giải pháp đến từ Haravan. Phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho mọi ngành hàng giúp kiểm soát và vận hành linh hoạt cửa hàng offline và online của bạn bất kể bạn ở đâu. Cung cấp cho bạn những tiện ích như:

• Giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được tình hình kinh doanh, thu-chi và lời lỗ để ra những quyết định chính xác nhất

• Báo cáo doanh thu: Phân tích bán hàng toàn diện theo kênh bán hàng và marketing: Cửa hàng, Website, TMĐT

• Báo cáo hiệu suất vận hành: Phân tích bán hàng theo chi nhánh, ca bán hàng và hiệu suất nhân viên.

• Báo cáo khách hàng: Phân tích tần suất mua hàng, doanh số tích luỹ và thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý bán hàng

7. Kết luận

Những nội quy quán cafe và những kiến thức liên quan mà Haravan đã tổng hợp trong bài viết trên đã rất đầy đủ và chi tiết. Mong rằng các nhà quản lý sẽ nắm bắt được và áp dụng một cách phù hợp để vận hành cửa hàng hiệu quả hơn. Ngoài ra để tiết kiệm thêm công sức và thời gian thì có thể liên hệ với Haravan để sử dụng giải pháp phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mọi lĩnh vực.

———–

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Kinh nghiệm quản lý cửa hàng cafe cho người mới bắt đầu
• Top phần mềm quản lý, tính tiền cho quán cafe tốt nhất hiện nay
• Những mô hình quán cafe nhỏ đẹp hái ra tiền cho người kinh doanh