Quy trình quản lý bán hàng là gì? Cách xây dựng quy trình hiệu quả

Xây dựng một quy trình quản lý bán hàng chuyên nghiệp là việc làm vô cùng cần thiết trong kinh doanh. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm hài lòng cho khách hàng, mà còn đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, cũng như gia tăng doanh thu tối ưu. Trong bài viết dưới đây, Haravan chia sẻ đến bạn cách xây dựng và tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh thật hiệu quả. Hãy cùng tham khảo nhé!

1. Quy trình quản lý bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một trình tự được thiết lập sẵn để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và tiêu thụ tốt sản phẩm, bắt đầu từ khâu tìm kiếm – kết nối khách hàng và kết thúc bằng vận chuyển đơn hàng, thanh toán thành công. Trong kinh doanh, xây dựng và quản lý một quy trình bán hàng là việc làm cần thiết giúp doanh nghiệp nhận được một số lợi ích nổi bật như:

• Gia tăng doanh thu cũng như lợi nhuận kinh doanh một cách hiệu quả;

• Đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp.

• Hoạt động bán hàng dễ dàng điều chỉnh sát với biến động thực tế của thị trường.

• Tổng hợp báo cáo hiệu quả kinh doanh một cách chính xác dựa vào kết quả phân tích tổng quan và chuyên sâu.

• Nâng cao trải nghiệm hài lòng cho khách hàng, từ đó giữ chân được đông đảo khách hàng trung thành.

• Thiết lập một quy trình bán hàng chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, khi nhân viên cảm thấy hài lòng có thể gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, giúp hạn chế thay đổi nhân sự, tiết kiệm chi phí tuyển dụng và thời gian đào tạo.

Biết cách quản lý bán hàng giúp gia tăng doanh thu và lợi nhuận một cách hiệu quả.

2. Quy trình quản lý bán hàng bao gồm những gì?

Một quy trình bán hàng chuyên nghiệp bao gồm công việc chính là quản lý hàng hóa, quản lý nhân viên, quản lý tài chính, quản lý đơn hàng và quản lý bán hàng.

2.1 Quản lý hàng hóa

Quản lý hàng hóa là cách theo dõi và kiểm soát hoạt động có liên quan đến hàng hóa, bao gồm tổ chức, sắp xếp, quản lý số lượng và bảo quản chất lượng của từng mặt hàng. Khi nắm rõ cách quản lý hàng hóa hiệu quả, điều này giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm, thu về khách hàng trung thành, xây dựng uy tín cho thương hiệu cũng như gia tăng doanh thu tối ưu.

Cụ thể, để đảm bảo quá trình xuất – nhập hàng hóa diễn ra nhanh chóng, người bán nên sử dụng mã vạch riêng cho từng mặt hàng để quá trình theo dõi, kiểm tra được dễ dàng hơn. Chỉ cần thông qua thao tác quét mã vạch là bạn đã có thể tra cứu thông tin chi tiết của sản phẩm như tên, giá, ngày nhập, ngày sản xuất, ngày sử dụng hoặc nơi sản xuất.

Ngoài ra, nhà kinh doanh có thể lắp camera để không chỉ quản lý hàng hóa hiệu quả, mà còn giúp bạn quan sát toàn bộ hoạt động mua – bán và thái độ làm việc của nhân viên. Nếu cửa hàng kinh doanh các loại sản phẩm khác nhau thì bạn nên tuân theo nguyên tắc sắp xếp: nhập trước xuất trước, nhỏ trước lớn sau, phân loại theo công dụng hoặc màu sắc. Nhờ vậy, nhân viên dễ dàng tìm kiếm và tiện lợi trong việc đóng gói đơn hàng.

2.2 Quản lý nhân viên

Nhân viên là yếu tố quan trọng đối với mỗi cửa hàng và để quản lý nhân viên hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số bí quyết được chia sẻ từ chuyên gia.

Đầu tiên, hãy tuyển dụng những người có thái độ và tư duy bán hàng tốt. Điều này giúp công việc kinh doanh đạt kết quả tối ưu, cũng như mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đừng ngần ngại thuê nhân viên đã từng là nhân viên bán hàng của đối thủ. Đa phần các ứng viên này đã được đào tạo bài bản nên bạn không còn mất nhiều thời gian để hướng dẫn từ đầu.

Hãy tuyển dụng nhân viên có thái độ và tư duy bán hàng tốt, nhờ vậy công việc kinh doanh của bạn cũng được hiệu quả, đạt doanh thu tối ưu.

Sau khi tuyển dụng nhân viên, hãy bắt đầu tổ chức các buổi chia sẻ ngắn hàng tuần, hàng tháng. Đây chính là cách giúp nhân viên hiểu hơn về sản phẩm, nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, cũng như nâng cao kỹ năng bán hàng tốt hơn. Ngoài ra, tùy theo tình hình kinh doanh và hiệu suất công việc của mỗi nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa ra KPI phù hợp để không chỉ tăng doanh thu bán hàng, mà còn tạo động lực để nhân viên làm việc chăm chỉ.

Cuối cùng, một nguyên tắc quan trọng khi quản lý nhân viên là hãy tạo ra môi trường làm việc có kỷ luật, khen – chê và thưởng – phạt rõ ràng, để nhân viên duy trì thái độ làm việc tốt, tôn trọng khách hàng và nỗ lực phát triển bản thân hơn.

2.3 Quản lý tài chính

Trong quy trình quản lý bán hàng, kiểm soát chỉ số tài chính là việc làm cần thiết giúp bạn nắm rõ tình hình kinh doanh của cửa hàng, bao gồm lợi nhuận, doanh thu, khoản lỗ và khoản nợ như thế nào để từ đó thay đổi, xây dựng chiến lược bán hàng tốt hơn. Thông thường, để quản lý tài chính hiệu quả, nhà kinh doanh nên lưu ý đến 3 yếu tố sau:

Đánh giá lãi – lỗ

Công thức tính lợi nhuận bán hàng là doanh thu trừ đi chi phí. Trong đó, doanh thu bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Chi phí là các khoản cố định và phát sinh trong quá trình kinh doanh như chi phí thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên, chi phí vận hành cửa hàng, thuế và các chi phí khác.

• Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, tức là kinh doanh bị lỗ và bạn nên cắt giảm chi phí không cần thiết, cũng như thay đổi kế hoạch bán hàng để tăng doanh thu hiệu quả.

• Nếu lợi nhuận bằng 0 thì đây là điểm hòa vốn. Lúc này, người bán cũng phải đưa ra phương án tốt hơn cho việc kinh doanh của mình.

• Nếu lợi nhuận lớn hơn 0, rõ ràng đây là tín hiệu cho thấy công việc kinh doanh của bạn đã có lãi và hãy tiếp tục phát triển, thúc đẩy điều này tốt hơn.

Quản lý công nợ

Công nợ được hiểu là các khoản phải thu hoặc phải chi từ khách hàng hoặc nhà cung cấp. Để quản lý công nợ, nhà kinh doanh nên lưu trữ toàn bộ chứng từ có liên quan. Điều này giúp bạn thu hồi công nợ suôn sẻ và nhanh chóng.

Ngoài ra, hãy thường xuyên theo dõi để kịp thời phát hiện khoản tiền có vấn đề, đồng thời đừng để công nợ tồn đọng quá nhiều vì có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Để quản lý tài chính hiệu quả, bạn nên kiểm soát và theo dõi công nợ thường xuyên, tránh để cho công nợ tồn đọng quá nhiều.

Quản lý dòng tiền

Đây là hoạt động kiểm soát hóa đơn, chứng từ về giao dịch phát sinh trong ngày, tháng, chu kỳ hoặc bất kỳ thời điểm nào. Khi quản lý dòng tiền hiệu quả, điều này giúp bạn nắm rõ toàn bộ dòng tiền ra – vào của cửa hàng, xác định được nguồn thu – chi để qua đó, điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

2.4 Quản lý đơn hàng

Đây là một quy trình bắt đầu từ khi tạo đơn hàng, vận chuyển, hoàn thành đơn hàng và giải quyết vấn đề trả hàng của người mua (nếu có). Để quản lý đơn hàng hiệu quả, người bán nên phân loại đơn hàng theo từng trạng thái khác nhau ví dụ như đang chuẩn bị, đang vận chuyển hoặc vận chuyển thành công. Ngoài ra, hãy thường xuyên theo dõi tình trạng đơn hàng để đảm bảo không thất lạc, sót đơn hay quá thời gian vận chuyển đến khách hàng.

Một số trường hợp, khách hàng có thể từ chối nhận hàng, trả lại đơn hàng với lý do như sản phẩm không giống như mô tả, hàng bị hỏng/lỗi. Lúc này, nhà kinh doanh cần quản lý quá trình đổi/trả đơn hàng một cách rõ ràng để xử lý dễ dàng các vấn đề này.

2.5. Quản lý khách hàng

Một quy trình quản lý bán hàng chuyên nghiệp cũng phải chú ý đến yếu tố khách hàng. Theo đó, quản lý khách hàng hiệu quả là bí quyết giúp doanh nghiệp tiếp cận, kết nối, xây dựng mối quan hệ lâu dài và nâng cao trải nghiệm của người tiêu dùng. Từ đó, nhà kinh doanh có thể thu về một lượng khách hàng tiềm năng và gia tăng doanh thu tối ưu.

Thông thường, nhiều người bán tri ân khách hàng tặng voucher nhằm kích thích nhu cầu và tần suất mua sắm. Bên cạnh đó, bạn nên tổ chức chương trình khuyến mãi như giảm giá, tặng thẻ tích điểm, mua 2 tặng 1 để thu hút khách hàng đến mua hàng và từ đó, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đặc biệt, bạn có thể gửi lời chúc mừng sinh nhật hoặc dịp Lễ Tết, qua đó thể hiện sự quan tâm đến khách hàng, giúp họ ấn tượng về thương hiệu của bạn.

Tổ chức các chương trình khuyến mãi và quảng bá khắp nơi là cách thu hút khách hàng hiệu quả, từ đó gia tăng doanh thu đáng kể.

3. Cách tối ưu quy trình quản lý bán hàng hiệu quả

Kết hợp sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thông minh vào quy trình bán hàng là bí quyết giúp người bán tiết kiệm thời gian, công sức để tập trung xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Theo đó, phần mềm bán hàng là một hệ thống hỗ trợ quản lý toàn bộ công việc bán hàng chỉ trên một giao diện duy nhất. Công cụ này giúp ghi lại hoạt động hàng ngày của bộ phận kinh doanh, kiểm soát tồn kho, báo cáo doanh thu – lợi nhuận chi tiết, đồng thời theo dõi và chăm sóc khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Để lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, người bán có thể tham khảo một số tiêu chí như:

• Dễ dàng sử dụng với giao diện thân thiện, thao tác cơ bản.
• Đảm bảo các tính năng như: nhập – xuất hàng, thu – chi, quản lý nhân sự, báo cáo hiệu quả kinh doanh…
• Lưu trữ thông tin người mua giúp nhân viên dễ dàng tư vấn và chăm sóc khách hàng.
• Cho phép thiết lập các chương trình khuyến mãi phù hợp.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp người bán dễ dàng theo dõi hiệu quả kinh doanh

Hiện nay, Haravan là phần mềm bán hàng hiện đại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Với khả năng kiểm soát, vận hành linh hoạt cửa hàng offline lẫn online, Haravan giúp người bán dễ dàng xử lý và vận chuyển đơn hàng, đồng thời kiểm soát tồn kho đa kênh ở mọi lúc mọi nơi, qua đó thúc đẩy hiệu suất kinh doanh, nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Thêm vào đó, Haravan cung cấp bốn tính năng độc đáo để người dùng trải nghiệm khi kinh doanh, bao gồm quản lý đơn hàng (giúp xử lý nghìn đơn với vài click đơn giản); quản lý khách hàng (tự động phân loại khách theo số đơn và tần suất mua); quản lý tồn kho (đồng bộ tồn kho, giá sản phẩm tại cửa hàng và website, facebook, instagram, shopee) và cuối cùng là tính năng giao hàng (tích hợp 15 nhà vận chuyển phổ biến).

Có Haravan, doanh nghiệp nhanh chóng nắm rõ tình hình kinh doanh, bao gồm doanh thu, lợi nhuận và khoản lỗ, từ đó đưa ra quyết định chính xác nhất, giúp hoạt động bán hàng luôn luôn hiệu quả và có kết quả tốt nhất. Để bắt đầu miễn phí với phần mềm bán hàng Haravan, người dùng hãy CLICK DƯỚI ĐÂY!

Hi vọng thông tin từ bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách xây dựng quy trình quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Hãy tham khảo và ứng dụng vào mô hình kinh doanh hiện tại để nâng cao hiệu quả kinh doanh và đạt được lợi nhuận như mong muốn.

> Bài viết cùng chủ đề:

• Tổng hợp các cách quản lý hàng hóa hiệu quả
• Cách quản lý cửa hàng tạp hóa chuyên nghiệp