Hóa đơn điện tử xuất rồi có hủy được không? Cách hủy hóa đơn điện tử

Đánh giá bài viết

Hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử chính là một căn cứ quan trọng để xác định thuế của doanh nghiệp. Vì thế, hóa đơn cần đảm bảo tính khách quan, chính xác. Nhưng quá trình xuất hóa đơn điện tử lại không thể tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn. Vì vậy, việc hóa đơn điện tử xuất rồi có hủy được không luôn là thắc mắc của nhiều người. Bài viết sau sẽ giải đáp thông tin chi tiết liên quan đến vấn đề hủy hóa đơn điện tử để bạn đọc nắm được.

1. Các trường hợp cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?

hoa-don-dien-tu-xuat-roi-co-huy-duoc-khong1

Các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử theo quy định

Những trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định trong khoản 1, Điều 19 và thuộc Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Trong điểm b, khoản 1 Điều 7, Thông tư số 78/2021/TT-BTC, các thông tin về hóa đơn được tử được hủy cũng được quy định cụ thể gồm:

Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót liên quan đến số lượng hàng, số tiền, tên người bán, ngày tháng, thuế suất,…
Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020), nhưng sau đó, bên bán và bên mua phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa.

Thuộc một trong hai trường hợp trên, người bán sẽ cần thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Thời gian hủy chậm nhất là ngày cuối của kỳ kê khai thuế có kèm hóa đơn điện tử sai sót.

2. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử

2.1 Quy trình hủy hóa đơn điện tử trên các phần mềm hóa đơn điện tử

Việc phát hành hóa đơn điện tử hiện nay được thực hiện qua hỗ trợ của các phần mềm hóa đơn điện tử. Nên, trước khi thực hiện các thông tin với cơ quan thuế, người lập hóa đơn cần hủy hóa đơn trên hệ thống hóa đơn của phần mềm với 4 bước gồm:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử và chọn “xử lý hóa đơn”, chọn “lập báo cáo hủy” để thao tác.
Bước 2: Nhập dữ liệu theo yêu cầu. Dữ liệu gồm phương pháp hủy, người lập biểu thực hiện hủy và người đại diện theo pháp luật.
Bước 3: Thực hiện sửa, xóa, tại danh sách hóa đơn hủy.
Bước 4: Lưu

hoa-don-dien-tu-xuat-roi-co-huy-duoc-khong2

Quy trình thực hiện hủy hóa đơn điện tử

2.2 Thủ tục hủy hóa đơn điện tử và thông báo tới cơ quan thuế để cấp lại mã hóa đơn

Để thực hiện quá trình hủy hóa đơn điện tử, người bán cần:

Trong trường hợp hóa đơn điện tử chưa được cấp mã của cơ quan thuế và chưa gửi hóa đơn sai sót cho người mua

Người bán thông báo tới cơ quan thuế về vấn đề sai và hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04/SS-HĐQT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
Khi mẫu đơn của người bán được tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới, ký số mới để gửi lại cơ quan thuế và cơ quan thuế sẽ cấp lại mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã hủy.

Trong trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng sau đó có vấn đề phát sinh và phải hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán:

Tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán do doanh nghiệp sử dụng để lập hóa đơn.
Người bán thông báo lại với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Điền theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Thủ tục hủy hóa đơn không quá phức tạp. Khi thực hiện hủy hóa đơn, người bán cần bình tình để không sai sót, nhầm lẫn thông tin.

hoa-don-dien-tu-xuat-roi-co-huy-duoc-khong3

Thủ tục tiến hành quá trình hủy hóa đơn điện tử

2.3 Biên bản hủy hóa đơn điện tử

Biên bản hủy hóa đơn điện tử gồm các thông tin:

Quốc hiệu, tiêu ngữ
Tiêu đề ghi rõ: BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Ghi chú hai nội dung dẫn theo quy định gồm:

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Hôm nay, ngày…tháng… năm 20…, Chúng tôi gồm:

Ghi rõ các thông tin của hai bên bán và mua: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, Địa chỉ trụ sở, Đại diện, Chức vụ.

Hai bên A, B thống nhất lập biên bản này xác nhận các thông tin sau:

Thông tin về hóa đơn thu hồi, Lý do thu hồi, Hóa đơn thay thế, Ý kiến khác (nếu có)
Phần kết: Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.

hoa-don-dien-tu-xuat-roi-co-huy-duoc-khong4

Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

3. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Việc hóa đơn điện tử đã xuất rồi có hủy được và không bị phạt nếu hóa đơn điện tử thuộc vào trường hợp phải hủy và không quá thời hạn.
Còn các trường hợp phải chịu trách nhiệm hành chính là khi hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật với các mức phạt như sau:

Cảnh cáo: Khi hủy hóa đơn quá thời hạn, quá từ 1 – 5 ngày làm việc, kể từ ngày hủy hóa đơn.
2 – 4 triệu đồng: Khi hủy hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Hủy hóa đơn quá thời hạn cho phép.
4 – 8 triệu đồng: Khi hủy hóa đơn quá thời hạn (từ 11 ngày làm việc trở lên), hủy hóa đơn khi quá thời hạn mà cơ quan thuế thông báo. Hủy hóa đơn không đúng trình tự.

hoa-don-dien-tu-xuat-roi-co-huy-duoc-khong5

Hủy hóa đơn không đúng quy định sẽ phải nộp phạt cho cơ quan có thẩm quyền

4. Phân biệt hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử đề cập đến quá trình xóa bỏ một hóa đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Hủy hóa đơn điện tử thường xảy ra trong các trường hợp như sai sót trong thông tin hóa đơn, giao dịch không thành công hoặc vi phạm quy định pháp luật.
Quá trình hủy hóa đơn điện tử thường đòi hỏi sự chấp thuận của cả người bán và người mua, và thông tin về hóa đơn cũng sẽ không còn có giá trị pháp lý sau khi hủy.

Tiêu hủy hóa đơn

Tiêu hủy hóa đơn liên quan đến việc xóa bỏ hoặc tiêu hủy các bản giấy hóa đơn vật lý sau một khoảng thời gian nhất định. Trong quá trình chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, việc tiêu hủy hóa đơn giấy được thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu hóa đơn.
Tiêu hủy hóa đơn giấy thường tuân theo quy định pháp luật và quy trình cụ thể được quy định bởi cơ quan quản lý thuế hoặc cơ quan liên quan tại địa phương.

hoa-don-dien-tu-xuat-roi-co-huy-duoc-khong6

Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn

5. Kết luận

Hóa đơn điện tử là thông tin quan trọng để tiến hành kê khai thuế. Quá trình lập hóa đơn điện tử sẽ không thể tránh khỏi những sai sót phát sinh. Vì thế, người lập hóa đơn cần chú ý và cẩn thận trong thao tác. Mong rằng các thông tin từ bài viết đã giúp bạn thêm hiểu về hóa đơn điện tử và tự trả lời được câu hỏi hóa đơn điện tử xuất rồi có hủy được không.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Dropbiz là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>>> Xem thêm các bài viết liên quan về hóa đơn điện tử: