Quản lý đơn hàng là gì? Bật mí cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất

Quản lý đơn hàng không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đặc biệt, với những chủ shop khi vừa kinh doanh, không có quy trình quản lý đơn hàng chuẩn chỉnh, dẫn tới mất nhiều thời gian và xử lý sót đơn. Vậy quản lý đơn hàng là gì? Nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả là gì? Cùng Haravan khám phá ngay tại bài viết này nhé!

1. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin đặt hàng

Quản lý đơn hàng là một quy trình tiếp nhận và xử lý các thông tin đặt hàng và sản phẩm để đảm bảo hàng hóa đúng theo yêu cầu của khách về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng… Cụ thể hơn, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ kiểm duyệt các thông tin về sản phẩm tồn kho, thay thế, cũng như thời gian giao hàng, trạng thái xử lý đơn hàng. Theo đó, doanh nghiệp cần điều phối và thực hiện các công việc như kiểm soát nhập xuất hàng, đóng gói, gửi hàng đi…

2. Lợi ích của việc quản lý đơn hàng thông minh

2.1 Giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí:

Quá trình quản lý đơn hàng cần nhiều công đoạn đòi hỏi xử lý nhiều công việc cùng một lúc. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp phải phối hợp với nhiều bên khác nhau như dịch vụ đóng gói, cung ứng nguyên vật liệu hay đơn vị vận chuyển để xử lý đơn hàng kịp thời. Vì thế, nếu doanh nghiệp có một cách quản lý đơn hàng thông minh sẽ giảm thiểu rủi ro, chi phí, đồng thời đảm bảo kiểm soát tình trạng đơn hàng tốt hơn.

2.2 Cho khách hàng trải nghiệm mua sắm liền mạch:

Hoạt động quản lý đơn hàng tác động trực tiếp đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đặc biệt khi mua hàng online, khách hàng luôn muốn được cập nhật liên tục về tình trạng đơn hàng. Trong trường hợp đơn hàng xuất hiện sai sót, họ muốn được đảm bảo về chế độ đổi trả tại kênh bán hàng như cửa hàng bán lẻ.
Bên cạnh đó, thời gian giao hàng, chất lượng đơn hàng,… cũng là yếu tố ảnh hưởng đến mức độ hài lòng khi khách hàng đánh giá thương hiệu của bạn. Vì thế, doanh nghiệp cần sắp xếp các bước xử lý đơn hàng để đảm bảo đúng thời gian giao hàng dự kiến hoặc thông báo đến khách hàng khi phát sinh tình huống gây chậm trễ. Nhờ đó, khách hàng sẽ hài lòng với trải nghiệm mua sắm và quay lại mua hàng vào những lần sau.

3. Quy trình quản lý đơn hàng cơ bản

Đối với một quy trình quản lý đơn hàng cơ bản sẽ bao gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Chủ shop nhận thông báo khi có đơn hàng mới phát sinh

Khi có đơn hàng mới phát sinh ở bất kỳ kênh nào như website, sàn thương mại điện tử, Facebook,… chủ shop sẽ nhận được thông báo có đơn hàng mới. Những thông tin đi kèm trong thông báo bao gồm:

• Thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng
• Thông tin đơn hàng: sản phẩm đặt mua, số lượng và đặc điểm từng sản phẩm
• Ghi chú thêm nếu có

Bước 2: Xác nhận đơn hàng
Sau khi đã tiếp nhận đơn hàng, bạn cần kiểm tra các thông tin, sản phẩm trong đơn hàng và số lượng tồn kho nếu bạn chưa cập nhật, xong đó xác nhận và thông báo để khách hàng rằng đơn hàng đã được xác nhận và đang trong quá trình xử lý.
Bước 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng
Bước tiếp theo bạn cần xử lý, đóng gói, chuẩn bị đơn hàng, giao cho nhà vận chuyển để hoàn tất đơn hàng. Sẽ bao gồm 2 bước quan trọng như sau:

• Chuẩn bị và đóng gói đơn hàng: dựa vào thông tin đơn đặt hàng (tên sản phẩm, số lượng, đặc điểm) nhân viên sẽ lấy hàng từ kho, đóng gói và xác nhận trên hệ thống là đơn hàng đã sẵn sàng để bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
• Vận chuyển hàng: đơn hàng sau khi sẵn sàng sẽ bàn giao cho đơn vị vận chuyển để giao đến khách. Tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật trên từng kênh bán hàng của bạn, nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng thì dễ dàng theo dõi toàn bộ đơn hàng tại một nền tảng.

Xử lý và hoàn tất đơn hàng để giao cho khách

Bước 4: Xử lý các hoạt động sau bán hàng
Sau khi hàng đã đến tay khách, nhà bán hàng sẽ liên hệ để đảm bảo rằng khách hài lòng với dịch vụ. Bên cạnh đó, nếu phát sinh trường hợp yêu cầu đổi trả thì sẽ cần hoạt động xuất nhập hàng, sau đó gửi hàng lại cho khách. Tiếp theo, nhân viên sẽ kiểm kê và theo dõi số hàng tồn kho đã được cập nhật trên hệ thống. Đây là số liệu quan trọng để phục vụ cho việc thống kê cuối tháng, cũng như là thông tin tham khảo để xây dựng kế hoạch kinh doanh trong tháng sau đó.

4. Nguyên tắc giúp quản lý đơn hàng hiệu quả

Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý đơn hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình đơn hàng chặt chẽ hơn, cũng như giúp việc kinh doanh trở nên thuận lợi, hiệu quả hơn.
Xử lý tất cả đơn hàng trong cùng một hệ thống: Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ thông tin về đơn hàng cùng một lúc. Từ đó có thể quản lý bao quát tình trạng tồn kho và lượng hàng xuất kho.

4.1 Đồng bộ thông tin, dữ liệu

Một trong những nguyên tắc giúp chủ shop quản lý đơn hàng hiệu quả là phải đồng bộ thông tin đơn hàng như thông tin khách hàng, số lượng bán được của từng sản phẩm,… Việc này vừa giúp bạn quản lý và tận dụng được thông tin khách hàng để thực hiện các hoạt động remarketing, vừa giúp bạn dễ dàng thống kê báo cáo bán hàng, biết được sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào còn tồn kho nhiều.

Đồng bộ thông tin, dữ liệu đơn hàng

4.2 Tự động hóa quy trình bán hàng

Khi vừa bắt đầu kinh doanh, với số lượng đơn hàng còn ít bạn có thể xử lý đơn hàng bằng tay. Nhưng khi đơn hàng đã tăng trưởng, việc xử lý đơn hàng thủ công vừa mất nhiều thời gian, vừa dễ xảy ra sai sót và không xử lý đơn hàng kịp thời để giao cho khách.
Tự động hóa quy trình bán hàng sẽ giúp bạn giải quyết được những vấn đề này, không cần xử lý đơn ở nhiều kênh khác nhau, giờ đây bạn đã có thể xử lý tất cả đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau tại một nơi.
Tự động hóa giúp hạn chế hoạt động thủ công, từ đó tiết kiệm thời gian và hạn chế mắc lỗi sai. Vì thế, quy trình quản lý đơn hàng sẽ được tinh gọn hơn khi được tích hợp các tính năng như đơn hàng tự động cập nhật, hiển thị tình trạng đơn hàng khi có vấn đề phát sinh…

4.3 Quản lý hệ thống vận chuyển, theo dõi đơn hàng

Đơn hàng sau khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển nhưng chủ shop vẫn phải theo dõi để có thể xử lý vấn đề kịp thời. Nếu bạn đang kết nối với nhiều nhà vận chuyển khác nhau và phải theo dõi trên nhiều hệ thống/phần mềm khác nhau của nhà vận chuyển đó. Bạn cần đảm bảo tất cả đơn hàng đều phải giao đến tay khách hàng đúng hẹn và không bị hư hỏng.
Một trình trạng khác mà nhiều chủ shop thường gặp phải là đối soát công nợ, đơn hàng với nhà vận chuyển. Vì không theo dõi kỹ nên những đơn hàng hoàn trả không được đối soát hết, dẫn tới thất lạc đơn và chủ shop phải chịu thiệt hại về những đơn hàng đó.

Quản lý hệ thống vận chuyển và theo dõi đơn hàng

4.4 Quản lý tồn kho và vấn đề trả hàng

Quản lý tồn kho luôn là vấn đề quan trọng khi kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào. Để quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả thì quy trình quản lý tồn kho cũng phải hiệu quả. Đặc biệt khi kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử, nếu số lượng tồn kho không được cập nhật chính xác, khi khách đặt đơn nhưng thực tế lại hết hàng giao cho khách dẫn tới phải hủy đơn. Điều này nếu diễn ra thường xuyên thì shop của bạn sẽ bị nền tảng chấm điểm xấu, hạn chế khả năng hiển thị đến khách hàng và ấn tượng của khách hàng về shop của bạn cũng xấu đi.
Bạn cần theo dõi và cập nhật số lượng tồn kho liên tục trên các kênh, đảm bảo số lượng trên hệ thống và số lượng thực tế phải bằng nhau. Báo cáo và thống kê những sản phẩm bán chạy để có kế hoạch nhập thêm, những sản phẩm tiêu thụ chậm thì cần có kế hoạch giảm giá hay khuyến mãi để tránh tồn kho lâu bị hư hỏng.

5. Cách quản lý đơn hàng thông minh, hiệu quả nhất hiện nay

5.1 Tinh giản quá trình quản lý bán hàng

Khi kinh doanh vẫn còn rất nhiều những vấn đề khác cần xử lý, bạn cần tối ưu các quy trình quản lý để đảm bảo tất cả đều diễn ra suôn sẻ, không gây gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

5.2 Xử lý đơn hàng đa kênh, đẩy hàng sang nhà vận chuyển tự động

Xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp tiếp nhận và hoàn thành các đơn hàng online theo thời gian thực. Kết hợp với tính năng đẩy đơn hàng tự động cho các nhà vận chuyển uy tín (Giaohangnhanh, ninjavan, DHL…), nhờ đó rút ngắn thời gian vận chuyển cũng như theo dõi chính xác trạng thái đơn hàng.

5.3 Quản lý tồn kho hiệu quả

Như đã đề cập ở trên, quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi được tình hình kinh doanh để có chiến lược phát triển hơn mà còn giúp hạn chế những rủi ro xảy ra. Đối với những doanh nghiệp kinh doanh các ngành hàng như dược mỹ phẩm, thực phẩm,… cần quản lý hạn sử dụng thì vấn đề này lại càng phải lưu ý để tránh bán sản phẩm kém chất lượng đến khách hàng, gây mất uy tín cho thương hiệu.

5.4 Tiết kiệm chi phí tối đa

Bán hàng trên càng nhiều kênh đòi hỏi bạn cần phải có nhiều nhân sự quản lý, vừa tốn nhiều chi phí vừa phải theo dõi, giám sát nhiều bộ phận khác nhau. Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, có rất nhiều phần mềm, giải pháp khác nhau giúp bạn tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí và giảm thiểu sai sót.

6. Quản lý đơn hàng đa kênh hiệu quả với Haravan Omnichannel

Dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng của việc quản lý đơn hàng khi kinh doanh, Haravan cung cấp giải pháp Haravan Omnichannel, giúp bạn dễ dàng quản lý và bán hàng đa kênh, từ đơn hàng, tồn kho, sản phẩm hay khách hàng,…

Quản lý đơn hàng đa kênh hiệu quả với Haravan Omnichannel

Với đầy đủ những tính năng quan trọng mà một nhà bán hàng cần, Haravan Omnichannel giúp bạn:

• Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất. Với bộ lọc thông minh giúp nhà bán xử lý đơn hàng nhanh chóng.
• Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Chuyển đơn hàng loạt, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
• Quản lý tồn kho: Nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá. Tất cả quy trình quản lý hàng tồn kho được quản lý trên một phần mềm duy nhất.
• Quản lý sản phẩm: Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng. Chia nhóm sản phẩm thủ công hay tự động xếp sản phẩm vào danh mục theo điều kiện, giúp quản lý sản phẩm dễ dàng. Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung trên tất cả các kênh.
• Quản lý dòng tiền:
• Tài chính: Kiểm soát thu chi chi tiết đến thời gian, lý do thu chi, người thực hiện và chi nhánh thực hiện. Quản lý công nợ nhà cung cấp, nhà vận chuyển chi tiết, giúp lên kế hoạch tài chính tốt hơn
• Thanh toán: Tích hợp 12 cổng thanh toán phổ biến (MoMo, Payoo, VNPay,…) chỉ trong vài thao tác đơn giản. Mang đến trải nghiệm mua sắm thuận tiện cho khách hàng của bạn
• Khuyến mãi: Hỗ trợ đa dạng hình thức khuyến mãi: giảm giá, đồng giá, freeship
• Báo cáo: Báo cáo doanh thu, lãi lỗ, so sánh hiệu quả của từng kênh dễ dàng

7. Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp các chủ shop hiểu rõ hơn về quản lý đơn hàng là gì và những nguyên tắc quan trọng giúp quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả hơn. Dù bạn đang kinh doanh ở bất cứ ngành nghề nào, trên những kênh bán hàng nào thì Haravan Omnichannel đều có những tính năng quan trọng giúp việc kinh doanh cùng bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!