Kinh nghiệm quản lý quán Cafe cho người mới bắt đầu

Lựa chọn mở quán cafe luôn được nhiều người yêu thích bởi vì nhu cầu người dùng tại Việt Nam cao và vốn cũng không quá nhiều. Tuy nhiên tại sao lại có nhiều người thành công và mở được chuỗi cửa hàng. Nhưng bên cạnh đó cũng có vô số người thất bại chỉ trong vài tháng. Bí mật nằm ở chỗ họ không biết cách quản lý quán cafe của mình. Vì vậy hãy cùng Haravan tìm hiểu thêm về vấn đề này nhé.

1. Quản lý quán cafe là làm gì?

Người có nhiệm vụ quản lý quán cafe là có tầm quan trọng nhất và có khả năng điều hành mọi hoạt động của cửa hàng. Bên cạnh đó họ có nhiệm vụ điều khiển quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên, xây dựng và đề ra các chiến lược để thúc đẩy doanh số.

Quản lý quán cafe

2. Những việc cần làm để quản lý quán cafe hiệu quả

2.1. Quản lý đội ngũ nhân viên

Nhân viên chính là những người tương tác trực tiếp với khách hàng và thực hiện các nhiệm vụ giúp hoạt động kinh doanh trở nên trôi chảy hơn. Vì thế để có thể quản lý được nhân viên thì người lãnh đạo phải thực hiện những phương pháp quản trị phù hợp. Những công việc người quản lý cần phải làm là:

• Tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc cho toàn bộ nhân viên. Thời gian tổ chức nên cố định kỳ hoặc đáp ứng đủ yêu cầu của thị trường. Việc nâng cao kiến thức, kỹ năng của nhân viên cũng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn.

• Đánh giá kết quả, năng lực của từng nhân viên một cách công bằng và công tâm. Có những đánh giá mang tính đóng góp và phát triển, không nên phán xét hoặc chê bai. Sau khi có những kết quả đánh giá thì nên có thưởng cho những nhân viên có năng lực tốt để khích lệ tinh thần. Bên cạnh đó cũng có những hình phạt để răn đe đến những người thường xuyên vi phạm.

• Tham gia lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên mới. Đặc biệt là đối với những nhân viên mới nên cần thời gian để trau dồi thêm kỹ năng trước khi làm việc chính thức.

Một phẩm chất cần có của người quản lý phải là người công tư phân minh, tinh thần trách nhiệm cao. Từ đó họ còn tạo động lực cho nhân viên và khuyến khích họ làm việc có trách nhiệm hơn, có tinh thần đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau.

Quản lý nhân sự

2.2. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính có tầm quan trọng cực lớn trong quy trình quản lý quán cafe. Phần lớn thời gian dùng để kiểm kê và kiểm soát. Nếu như mô hình quán cà phê nhỏ thì bạn sẽ là người trực tiếp thực hiện kiểm toán thu chi. Còn nếu như mô hình quán lớn gồm nhiều chi nhánh thì sẽ cần sự trợ giúp của nhân viên tại cơ sở hoặc có đội ngũ kế toán riêng. Nhưng bất cứ trường hợp nào cũng có thể gây ra sai số và khó khăn nhất định.

Quản lý tài chính

Ngoài ra, nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đã cho ra mắt rất nhiều những phần mềm hỗ trợ tính toán. Những phần mềm này có thể giúp người bán quản lý quán cafe từ xa nhưng vẫn tiết kiệm được thời gian và công sức.

2.2.1. Đối với nguồn thu

Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều sai sót về vấn đề tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:

• Nhân viên thu ngân gian dối: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.

• Quên chưa thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều có thể sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách than phiền, yêu cầu trả lại. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn.

• Thu nhầm tiền nhầm đơn hàng: rất nhiều trường hợp thu nhầm tiền, đặc biệt là đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.

2.2.2. Đối với nguồn chi

Những khoản phải chi để thực hiện việc kinh doanh bạn phải ghi lại hằng ngày để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, chi tiêu không cân xứng. Theo dõi thường xuyên các đơn hàng và các đối tác kinh doanh để cập nhật tình hình giá cả.

2.3. Quản lý đơn hàng

Những quán cà phê kinh doanh quy mô lớn thì hàng ngày phải nhận lượng lớn đơn hàng, đơn giản chỉ có nước nhưng có thể phát sinh thêm như đồ ăn nhẹ, bánh ngọt…Những người có trách nhiệm phải tiếp nhận trực tiếp các đơn hàng, điều phối bộ phận pha chế.

Những loại đơn hàng thường gặp:

• Đặt hàng trước (Pre – Order): là loại đơn được đặt khi sản phẩm chuẩn bị ra mắt thị trường thường phải đặt tiền trước. Thường hình thức đặt hàng này được áp dụng để kích thích người dùng, gây tiếng vang với khách hàng để sản phẩm có khởi đầu tốt trước khi ra mắt thị trường

• Đặt hàng lại (Backorder): là loại đơn hàng mà người bán tiếp nhận đối với những sản phẩm đã hết hàng. Ngay sau đó, họ sẽ liên hệ ngay với nhà cung ứng để kịp thời cung ứng hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

• Hàng order: là hàng được đặt bởi khách hàng, có thể có sẵn ở cửa hàng hoặc không. Trong trường hợp không có sẵn người bán sẽ nhập về bán cho bạn

• Purchase order: là đơn đặt hàng với các nhà cung cấp mà doanh nghiệp sẽ mua từ họ nguyên vật liệu hoặc sản phẩm

Quầy order tại cửa hàng cafe

2.4. Quản lý kho hàng hóa

Cách quản lý quán cafe hiệu quả bao gồm cả quản lý kho hàng hóa, đặc biệt đối với kho nguyên liệu. Bởi vì là thực phẩm nên phải kiểm tra hàng ngày để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh trường hợp ngộ độc cho khách. Thường thì hàng hóa ở kho rất khó để nhớ và cần phải ghi chép bằng giấy tờ rất cực nhọc. Vì vậy nhiều người kinh doanh đã áp dụng những công nghệ hiện đại vào trong công việc.

Những mẹo để quản lý hàng tồn kho:

1. Mã hóa những nguyên liệu và hàng hóa là phương pháp dễ kiểm soát hàng tồn kho mà chủ doanh nghiệp F&B cần biết đến. Đây là phương pháp hiện đại, giúp nhà hàng, quán cà phê dễ dàng quản lý nguyên vật liệu tồn kho trong trường hợp có quá nhiều loại hàng hóa.

2. Xác định được chính xác định mức tồn kho giúp cho doanh nghiệp F&B tránh được tình trạng các khoản thất thoát không đáng có. Bên cạnh đó, nó cũng giúp chủ quán có thể nhập hàng đủ nhu cầu sử dụng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể dòng tiền xoay vòng vốn, và hạn chế tối đa các loại chi phí tồn kho.

3. Quản lý và sắp xếp nhà kho khoa học, logic là một cách giảm thiểu những sai sót khi kiểm kê và tránh thất thoát hàng hóa. Luôn giữ kho hàng của bạn luôn ngăn nắp và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đặc biệt, chủ nhà hàng, quán ăn cũng cần lên một lịch cố định để dọn dẹp sạch sẽ để đảm bảo kho hàng.

Quản lý kho hàng

3. Quy trình quản lý quán cafe đúng chuẩn

Để có thể vận hành trơn tru được quán cafe ta cần xây dựng một quy trình chuẩn để làm theo. Quy trình quản lý quán cafe mà bạn có thể tham khảo như sau;

• Bước 1: Order thức uống

Nhân viên phục vụ sẽ tiến hành order đồ uống của khách hàng lên phiếu order. Có thể order tại quầy hoặc tại bàn tùy vào mô hình kinh doanh. Lưu ý cần ghi rõ thông tin như: nhân viên lập phiếu, số bàn gọi đồ uống, tên đồ uống, số lượng đồ uống; phiếu này dùng để lưu trữ khi có sai sót, gian lận có thể sử dụng để xử lý.

• Bước 2: Nhập vào hệ thống và in phiếu

Ở bước này, sau khi nhân viên phục đã order xong sẽ chuyển đến thu ngân, thu ngân sẽ nhận phiếu vào nhập thông tin và máy tính theo đúng yêu cầu của khách. Cuối cùng, in phiếu và chuyển cho người pha chế.

• Bước 3: Pha chế

Sau khi tiếp nhận phiếu order thì người pha chế sẽ thực hiện đồ uống, khi pha chế xong sẽ chuyển lại cho nhân viên phục vụ, lúc này nhân viên phục vụ sẽ sắp xếp đồ uống và đưa ra đúng số bàn đã order.

• Bước 4: Kiểm tra đồ uống

Nhân viên đem đồ uống ra cho khách, trước khi đưa cho khách nên kiểm tra xem đồ uống có đúng với yêu cầu hoặc đã đủ số lượng chưa.

• Bước 5: In bill thanh toán và tính tiền

Nhân viên phục vụ sẽ tiếp nhận yêu cầu thanh toán từ phía khách hàng, sau đó đến quầy thu ngân để yêu cầu in bill, thu ngân sẽ in phí tính tiền và tiền thối (nếu có). Sau khi đã xác nhận chính xác thì bàn giao cho khách hàng.

4. Kinh nghiệm quản lý quán cafe hữu ích

4.1. Đa dạng hóa menu

Kinh nghiệm quản lý quán cafe là luôn luôn đổi mới menu và điều chỉnh theo khẩu vị của khách hàng. Nếu quán không cho ra những loại đồ uống mới mà chỉ giữ những món cũ sẽ gây nhàm chán. Bên cạnh đó có thể bán kết hợp các loại bánh, đồ ăn vặt… để khách hàng có thêm nhiều sự lựa chọn khi đến quán.

Một trong những lợi ích đặc biệt mà chiến lược đa dạng hóa mang đến cho doanh nghiệp đó là tăng trưởng doanh thu và tăng tỷ suất lợi nhuận. Doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lược này để tối đa hóa các nguồn lực có sẵn, phát triển thêm nhiều nguồn lực mới, đồng thời tăng sức mạnh cạnh tranh để dễ dàng thành công trên thị trường.

4.2. Phục vụ khách hàng tốt

Phục vụ khách hàng tốt ở mọi mặt như luôn chào hỏi khách, niềm nở và sẵn sàng giúp đỡ khi họ cần. Ngoài ra cần có ít nhất 1 người bảo vệ để dắt xe cho khách, đặc biệt những khách hàng nữ sẽ rất cần sự giúp đỡ. Tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng, nhân viên sẽ phải tư vấn, hướng dẫn bạn tận tình về sản phẩm.

Những yếu tố khác cần quan tâm đến như là về ngoại hình. Tuyển nhân viên dịch vụ khách hàng, không chỉ đánh giá về những kỹ năng, khả năng đào tạo mà cũng cần phải đánh giá về ngoại hình của họ. Ngoại hình của nhân viên có ảnh hưởng to lớn đến việc phục vụ khách hàng, với những người có vẻ ngoài ưa nhìn sẽ khiến bộ mặt cửa hàng thêm chỉnh chu.

Nhân viên nhiệt tình

4.3. Thường xuyên ra mắt khuyến mãi

Khách hàng rất thích những chương trình khuyến mãi để tiết kiệm được hơn. Kinh nghiệm quản lý quán cafe là bạn có thể ra những chương trình vào những dịp đặc biệt như lễ, ngày 20/10, 8/3…nhắm vào những đối tượng là khách hàng nữ. Về hình thức quảng cáo sẽ là giảm giá, quà tặng kèm, mua 3 tặng 1…

Những chương trình khuyến mãi hay mang lại rất nhiều điều tốt cho cửa hàng bao gồm việc kích thích nhu cầu tiêu dùng, gia tăng doanh số bán hàng, giảm số lượng hàng tồn kho và nghiên cứu nhu cầu thị trường cho sản phẩm mới.

Chương trình khuyến mãi

5. Một số câu hỏi khi mở quán cafe

5.1. Những tiêu chí để chọn địa điểm mở quán

Thứ nhất, địa điểm lựa chọn phải phù hợp với ngân sách và phù hợp với quy mô mà bạn đinh mở. Không nên lựa chọn những mặt bằng xấu, lối đi xấu chỉ vì muốn tiết kiệm

Thứ hai, địa điểm quán café phải phù hợp với nhóm đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến. Có thể tham khảo gần trường học, văn phòng… vì nơi đây có tần suất người đi lại nhiều và đông đúc người.

Thứ ba, chúng ta nên ưu tiên chọn những địa điểm có đường đi dễ dàng, gần những trục đường chính.

5.2. Những loại mô hình kinh doanh quán cafe nào nhỏ và ít vốn?

5.2.1. Quán cà phê “cóc”

Cà phê “cóc” thường được bán ở vỉa hè, mái hiên nhà, lề đường,… Chỉ với vài chiếc ghế nhựa là đã được gọi là “quán”. Ưu điểm khi kinh doanh cà phê “cóc” là vốn ít và dễ quản lý.

Cách quản lý quán cafe theo mô hình này khá đơn giản và cần ít nhân lực. Tuy nhiên, bạn sẽ rất khó mở rộng quy mô do mặt bằng nhỏ.

5.2.2. Quán cà phê mang đi (take away)

Mô hình cà phê mang đi hướng đến nhóm khách hàng muốn nhanh gọn, tiện ích và họ khá bận rộn, không có nhiều thời gian la cà quán xá. Do đó, quy mô mặt bằng để kinh doanh quán cà phê nhỏ không cần quá đầu tư. Từ đó giảm chi phí đầu tư đáng kể. Nhược điểm của quán cà phê take away là phụ thuộc rất nhiều vào lưu lượng người qua lại. Đặc biệt, chất lượng thức uống phải thật sự hợp khẩu vị của khách hàng để giữ chân họ.

6. Giải pháp giúp kinh doanh quán cafe hiệu quả

6.1. Haravan Omnichannel – Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

Quản lý đơn hàng

• Khi có đơn hàng mới, tự động cập nhật đơn hàng từ các kênh bán về Haravan. Kiểm tra chi tiết và xử lý đơn hàng hàng loạt tại một giao diện duy nhất

• Tra cứu và quản lý đơn hàng theo kênh bán với bộ lọc thông minh

Quản lý vận chuyển

• Chuyển đơn hàng loạt cho các nhà vận chuyển ngay trên hệ thống.

• Quản lý và theo dõi tình trạng vận chuyển theo thời gian thực.

• Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến (Giao hàng nhanh, VN Post, Grab Express,…), hỗ trợ giao hàng tức thì và giao hàng qua ngày

• Quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch

Quản lý tồn kho

• Tự động đồng bộ kho đa kênh, tự động cập nhật liên lục khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào

• Chuẩn hóa nghiệp vụ đặt hàng và nhập kho, nhân viên dễ dàng xác định sản phẩm sắp nhập kho, sản phẩm mới về, nhập kho theo lô hàng

• Tích hợp máy quét mã vạch và kiểm tra tồn kho thực tế so với hệ thống nhanh chóng, chính xác

• Hỗ trợ nghiệp vụ chuyển tồn kho linh hoạt dành cho các trường hợp điều chuyển hàng giữa các chi nhánh, kho, hoặc trường hợp hoàn, hủy, hàng bị lỗi, mẫu thử

Thanh toán

• Tích hợp 12 cổng thanh toán phổ biến (MoMo, Payoo, VNPay,…) chỉ trong vài thao tác đơn giản.

• Mang đến trải nghiệm mua sắm thuận tiện cho khách hàng của bạn

Omnichannel của Haravan

Kết luận

Những cách quản lý quán cafe mà Haravan cung cấp trong bài viết vô cùng chi tiết và đầy đủ. Điều cần chú ý trong lúc kinh doanh là bạn phải lắng nghe những ý kiến của khách hàng và từ đó thay đổi cho phù hợp với họ. Hy vọng bạn có thể áp dụng những cách trên để kinh doanh quán cafe thành công.

>>> Xem thêm:

• Hướng dẫn cách quản lý siêu thị mini bất ngờ dành cho người mới
• Cách quản lý cửa hàng bán quần áo hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua
• Học cách quản lý bán hàng hoa tươi chuyên nghiệp để thành công