Quản lý cửa hàng là gì? 6 cách quản lý cửa hàng hiệu quả nhất

Trong kinh doanh, quản lý cửa hàng là một trong những vị trí vô cùng quan trọng với vai trò giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp và thúc đẩy doanh thu. Vậy họ sẽ làm những công việc gì và làm thế nào để quản lý kinh doanh tốt nhất? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 6 cách quản lý cửa hàng hiệu quả hiện nay.

1. Tìm hiểu vị trí quản lý cửa hàng là gì?

Quản lý cửa hàng (hay còn gọi là cửa hàng trưởng) là người đứng đầu có vai trò quản lý mọi việc từ nhân sự, hàng hóa, khách hàng đến doanh thu. Cụ thể, người quản lý sẽ có trách nhiệm quản lý, lên kế hoạch kinh doanh, giám sát hoạt động của cửa hàng để đảm bảo nhân viên làm việc hiệu quả, đạt mục tiêu doanh số, đồng thời đáp ứng sự hài lòng khách hàng và nâng cao trải nghiệm của người dùng.

Một người quản lý cần trau dồi các năng lực như:

Về chuyên môn:

• Tốt nghiệp và có kiến thức liên quan đến các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, quản trị nhân lực, marketing…
• Có kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Về kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Thành thạo kỹ năng đàm phán, thuyết phục và giải quyết tình huống.
• Kỹ năng xây dựng, phát triển đội nhóm.
• Kỹ năng đào tạo và truyền tải thông tin.
• Nhanh nhẹn, linh hoạt, trung thực.

Về thái độ làm việc:

• Bảo mật thông tin kinh doanh.
• Chủ động trong công việc.
• Có tầm nhìn giúp phát triển cửa hàng.
• Đặt khách hàng làm trọng tâm khi kinh doanh.

Vị trí quản lý có vai trò giám sát mọi hoạt động từ nhân sự đến doanh thu của cửa hàng

2. Các công việc của quản lý cửa hàng

Chắc hẳn nhiều người sẽ thắc mắc công việc của quản lý cửa hàng là gì? Trên thực tế, người quản lý sẽ thực hiện những công việc dưới đây:

2.1. Nghiên cứu thị trường, khách hàng

Đầu tiên, người quản lý cần nghiên cứu để hiểu rõ về thị trường và hành vi mua sắm của khách hàng thông qua các công việc như:

• Tìm hiểu và theo dõi tình hình kinh doanh của đối thủ cạnh tranh trong cùng khu vực.
• Khảo sát nhu cầu mua sắm của khách hàng.
• Phân tích các phân khúc khách hàng để xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Theo dõi và cập nhật kịp thời những sản phẩm đang bán chạy trên thị trường, phân tích tính phù hợp của sản phẩm với cửa hàng kinh doanh.
• Xây dựng các phương án để giữ chân khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới.

2.2. Lập báo cáo và kế hoạch bán hàng

Quản lý cửa hàng cần giám sát mọi việc để báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh với cấp trên về nhân sự, tồn kho, tổng hợp doanh thu, tình hình tiêu thụ từng sản phẩm… Từ đó, người quản lý sẽ phân tích và lên kế hoạch bán hàng để thúc đẩy doanh thu, giải phóng kho hàng tồn và nhập hàng mới.

Quản lý cửa hàng có nhiệm vụ lên kế hoạch xuất – nhập hàng hóa và tăng doanh thu

2.3. Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên

Quản lý cửa hàng cần đáp ứng các yếu tố về kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương. Điều này giúp cửa hàng trưởng có khả năng đào tạo cho nhân viên về kiến thức và nghiệp vụ ở từng vị trí, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và ngày càng phát triển.

2.4. Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng

Cửa hàng trưởng có trách nhiệm quản lý, phân bổ vị trí, sắp xếp lịch làm đồng thời thường xuyên kiểm tra và đánh giá nghiệp vụ của từng nhân viên. Hơn nữa, người quản lý còn cần sắp xếp các cuộc họp định kỳ để báo cáo kết quả công việc, phát hiện và xử lý các vấn đề còn tồn đọng. Từ đó, họ sẽ cân nhắc và đề xuất hoạt động đào tạo để nhân viên nâng cao năng lực hoặc thay đổi chính sách lương thưởng phù hợp.

Người quản lý tổ chức họp định kỳ để báo cáo hiệu quả làm việc của nhân viên

2.5. Giám sát, quản lý quy trình bán hàng

Cửa hàng trưởng cần giám sát, quản lý quy trình bán hàng thông qua các công việc cụ thể như:

• Theo dõi doanh thu bán hàng theo ngày/tuần/tháng.
• Đánh giá mức độ tiêu thụ sản phẩm để lọc ra mặt hàng bán chạy và hàng tồn kho.
• Đưa ra các phương án cải thiện chất lượng sản phẩm.
• Lập kế hoạch thúc đẩy doanh số.
• Điều chỉnh khâu trưng bày sản phẩm để khách hàng dễ dàng tìm kiếm.

2.6. Điều chỉnh lương thưởng và chính sách nhân sự

Mỗi nhân viên sẽ có mức lương, thưởng khác nhau phụ thuộc vào vị trí và kinh nghiệm làm việc. Vì vậy, quản lý cửa hàng cần đặt ra KPIs cho từng người, giám sát quá trình làm việc và theo dõi bảng chấm công để lập bảng lương, thưởng chính xác. Bên cạnh đó, người quản lý cũng có thể đề xuất lương thưởng với những nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm tạo động lực cho nhân sự.

Quản lý cửa hàng nên đề xuất tăng lương thưởng cho nhân viên hoàn thành tốt công việc

> Bài viết liên quan: Các cách khen thưởng nhân viên doanh nghiệp cần biết

2.7. Phối hợp các bộ phận liên quan để phát triển cửa hàng

Để nâng cao hiệu quả làm việc, cửa hàng trưởng cần phối hợp với các phòng ban khác như: Bộ phận nhân sự, bộ phận nghiên cứu thị trường và phân tích khách hàng, bộ phận Marketing, bộ phận kế toán… Nhờ đó, cửa hàng trưởng sẽ biết cách quản lý cửa hàng, hiểu rõ khách hàng, tăng doanh thu và nâng cao giá trị thương hiệu.

2.8. Giải quyết khiếu nại khách hàng

Phát sinh sự cố với khách hàng là điều không thể tránh khỏi trong quá trình kinh doanh. Một quản lý thông minh là người luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Vì vậy, khi phát sinh các sự cố, quản lý cửa hàng sẽ là người chịu trách nhiệm và trực tiếp giải quyết khiếu nại để đảm bảo lợi ích của cả hai bên.

Quản lý là người chịu trách nhiệm xử lý khiếu nại của khách hàng để họ cảm thấy hài lòng

>> Có thể bạn quan tâm

• Cách xử lý khi khách hàng phàn nàn
• Làm gì khi khách hàng đánh giá không hài lòng

2.9. Một số công việc khác

Ngoài các công việc cụ thể như trên, người quản lý cũng cần thực hiện một số đầu việc khác như:

• Theo dõi và giám sát quá trình tu sửa cửa hàng.
• Hỗ trợ triển khai các chương trình khuyến mãi cùng bộ phận Marketing.
• Thực hiện một số công việc khác từ cấp trên.

3. Mách bạn cách quản lý cửa hàng dễ dàng mà vô cùng hiệu quả

Dưới đây là một số cách quản lý cửa hàng mà bạn chắc chắn không thể bỏ qua nếu muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3.1. Luôn phân loại hàng hóa theo từng mục

Phân loại hàng hóa theo từng mục giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát kho hàng với các thông tin như: số lượng, chất lượng, hạn sử dụng của mỗi mặt hàng. Từ đó, quản lý cửa hàng sẽ xây dựng chiến lược phát triển, đề xuất phương án giảm tồn kho và lập kế hoạch nhập sản phẩm mới để duy trì hoạt động kinh doanh.

3.2. Ghi chép công việc vào sổ sách

Ghi chép công việc vào sổ sách giúp quản lý cửa hàng ghi nhớ số lượng sản phẩm. Với phương pháp này, người quản lý nên ghi chép có hệ thống và chi tiết bằng cách chia cột và đơn hàng theo từng ngày. Đồng thời, bạn cũng nên tạo các ký hiệu theo từng sản phẩm để kiểm soát số lượng rồi tổng hợp kết quả mỗi ngày để đưa vào báo cáo cuối tháng.

Ghi chép sổ sách là cách giúp cửa hàng trưởng ghi nhớ những thông tin quan trọng

3.3. Thường xuyên tổ chức đào tạo cho nhân viên

Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo, nhân viên được học hỏi những kiến thức mới và nâng cao năng lực chuyên môn. Song song đó tạo môi trường làm việc thân thiện, lắng nghe và chỉ bảo tận tình để giảm bớt áp lực công việc. Đây là cách để nhân viên có cơ hội tiếp cận với nhiều điều mới, hạn chế cảm giác nhàm chán khi làm việc.

3.4. Lắp camera quan sát từ xa

Lắp camera quan sát từ xa giúp đảm bảo an ninh trong quá trình kinh doanh. Cụ thể, việc lắp camera sẽ giúp người quản lý dễ dàng giám sát hoạt động của nhân viên, kịp thời phát hiện các hành vi gian lận. Trong trường hợp cửa hàng bị thất thoát hàng hóa, kiểm tra camera chính là cách xử lý nhanh chóng, đơn giản và chính xác.

Lắp camera giúp người quản lý giám sát được mọi hoạt động xảy ra trong cửa hàng

3.5. Sử dụng Excel để quản lý công việc bán hàng

Công cụ Excel giúp đơn giản hóa các đầu việc, tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý cửa hàng. Người quản lý có thể kiểm soát tình hình tồn kho thông qua báo cáo xuất – nhập, từ đó lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. Ngoài ra, họ còn có thể theo dõi mức độ tiêu thụ sản phẩm và hạn chế thất thoát hàng hóa.

Để quản lý công việc bán hàng bằng công cụ Excel, cửa hàng trưởng cần có kiến thức về Excel như các hàm cơ bản SUM, IF, LOOKUP… Đồng thời, người quản lý cũng cần chuẩn bị máy tính có cài đặt bộ Office Microsoft để ứng dụng Excel vào công việc quản lý.

3.6. Tích hợp phần mềm quản lý cửa hàng để theo dõi việc kinh doanh dễ dàng hơn

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, kết hợp phần mềm hỗ trợ quản lý cửa hàng giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc hơn rất nhiều so với dùng sổ sách truyền thống hay file excel. Một vài lợi ích nổi bật mà phần mềm quản lý mang lại:

• Theo dõi và cập nhật nhanh chóng tình hình tồn kho.
• Nắm bắt hiệu quả kinh doanh theo từng thời điểm ngày/tuần/tháng/năm.
• Dễ dàng theo dõi mức độ tiêu thụ sản phẩm.
• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Hạn chế những sai sót trong quá trình kinh doanh.
• Có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại hoặc máy tính.

Hararetail – Phần mềm quản lý cửa hàng chuyên nghiệp không thể bỏ qua

Hararetail ghi điểm với người dùng bởi tính năng O2O (online to offline). Đây là nghiệp vụ giúp vận hành cửa hàng vật lý và cửa hàng online dễ dàng và hiệu quả, từ khâu bán hàng, tra cứu thông tin sản phẩm, thanh toán, kiểm hàng, nhập hàng đến báo cáo cuối ngày.

Không chỉ vậy, Hararetail còn có thể đồng bộ dữ liệu đa kênh về hàng hóa, khách hàng, giúp cửa hàng hoạt động suôn sẻ, chuyên nghiệp và tăng cường trải nghiệm mua sắm thú vị cho khách hàng. Ngoài ra, hệ thống trung tâm quản lý đơn hàng (OPC) cũng hỗ trợ người bán xử lý đơn hàng nhanh chóng, giảm tỷ lệ trả hàng và tối ưu hóa chi phí giao hàng.

> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Hararetail? Truy cập nhanh TẠI ĐÂY.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp hạn chế những sai sót trong kinh doanh

Nhìn chung, quản lý cửa hàng giữ vai trò quan trọng giúp duy trì mọi hoạt động và tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Nắm vững thông tin và những cách quản lý cửa hàng ở trên sẽ giúp đảm bảo hiệu suất kinh doanh và có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Chúc bạn thành công!
>> Xem thêm:

• Cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả cho cửa hàng
• Các loại báo cáo bán hàng doanh nghiệp không thể bỏ qua
• Chia sẻ cách quản lý đơn hàng online