Tổng hợp các mẫu file Excel quản lý shop quần áo đơn giản, chuyên nghiệp

Mẫu file Excel quản lý shop quần áo được xem là một phương thức vô cùng hiệu quả giúp chủ shop kiểm soát tốt mọi vấn đề của shop. Đặc biệt, phương thức này không đòi hỏi chủ shop phải chi trả bất kỳ khoản phí nào. Đó là lý do những mẫu file Excel vẫn dễ dàng “lọt vào mắt xanh” của những người làm chủ shop bán quần áo dù đã có nhiều phần mềm tiện lợi ra đời.

1. File Excel dùng để quản lý shop quần áo là gì?

File Excel quản lý shop quần áo đang được sử dụng bởi rất nhiều chủ shop có quy mô nhỏ

Hiện nay, ngày càng có nhiều người rót vốn đầu tư vào mô hình kinh doanh shop quần áo. Dù mang lại lợi nhuận “siêu khủng” nhưng không phải ai kinh doanh cũng chắc chắn sẽ đạt được thành công như kỳ vọng. Nếu bạn kém về khâu quản lý shop thì việc kinh doanh không hiệu quả, dễ đối diện với:

• Thất thoát.
• Tồn kho.
• Thua lỗ dẫn đến nợ nần và phá sản.
• …

Một trong những bí thuật kinh doanh shop quần áo hiệu quả đang được rất nhiều chủ shop truyền tai nhau đó là sử dụng file Excel trong quản lý shop. Mẫu file này “ra đời với sứ mệnh” giúp chủ shop quần áo dễ dàng kiểm soát toàn bộ thông tin có liên quan đến:

• Kho hàng.
• Đơn hàng.
• Sản phẩm.
• Thông tin của khách hàng.
• Thông tin của nhân viên.
• …

Với những thông tin có giá trị trên, chủ shop sẽ nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa, mẫu nào còn hoặc đã hết. Đồng thời, xử lý nhanh chóng việc nhập hoặc xuất sai, thất thoát sản phẩm,…

2. Sử dụng file Excel để quản lý shop quần áo có ưu và nhược điểm gì?

Như bài viết vừa chia sẻ trước đó, hiện có rất nhiều phần mềm quản lý shop quần áo xuất hiện. Bạn chỉ cần chi trả một khoản phí để được bên bán phần mềm cài đặt vào thiết bị và hướng dẫn sử dụng từ A – Z. Nhưng vẫn không ít chủ shop “trung thành” với mẫu file Excel truyền thống.
Điều này đã vô tình khiến bạn thấy phân vân không biết nên nghiêng về phí nào. Vậy thì hãy tìm hiểu về ưu và nhược điểm của mẫu file Excel trước khi đưa ra lựa chọn nhé!

2.1 Ưu điểm tuyệt vời file Excel mang lại

Excel từ lâu đã được biết là một công cụ tính toán được thiết lập dưới dạng bảng tính. Thông qua Excel, bạn có thể ghi chép lại toàn bộ thông tin ở dạng bảng biểu và thực hiện tính toán ngay trên file. Dưới đây là những lợi ích mà mẫu file Excel quản lý shop quần áo mang lại:

• Được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới, chỉ cần tải và cài đặt phần mềm Excel vào máy tính là có thể dùng ngay.
• Không tốn phí cài đặt như những phần mềm quản lý shop khác.
• Dễ sử dụng với những thao tác nhập dữ liệu vô cùng đơn giản.
• Linh hoạt trong việc thay đổi dữ liệu trong bảng tính và tạo thêm báo cáo tùy theo nhu cầu.
• Đặc biệt phù hợp với những shop quần áo quy mô nhỏ, có ít mặt hàng.

File Excel quản lý shop quần áo giúp chủ shop tiết kiệm chi phí cài đặt phần mềm từ nhà cung cấp

2.2 Những nhược điểm bạn gặp phải khi dùng file Excel

Tuy việc sử dụng file Excel trong quản lý bán hàng quần áo rất tiện lợi, tiết kiệm nhưng bạn cũng gặp phải một vài vấn đề phát sinh. Đây cũng được coi là những nhược điểm còn tồn tại của mẫu file này.

• Tính bảo mật của những file Excel quản lý shop quần áo không cao.
• Tương đối phức tạp và khó khăn đối với những người chưa từng dùng qua phần mềm Excel.
• Đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ những nguyên lý áp dụng hàm tính toán, công cụ đa chức năng có trong phần mềm.
• Yêu cầu người quản lý file phải luôn chủ động cập nhật những số liệu, thông tin mới nhất để tránh tạo ra sai sót.
• Nguy cơ bị mất dữ liệu là vô cùng lớn bởi Excel chỉ là một phần mềm offline cho phép lưu trữ duy nhất 1 bản trên máy tính. Khi máy xảy ra sự cố thì dữ liệu sẽ biến mất hoàn toàn và rất khó để khôi phục.
• Không phù hợp trong trường hợp shop quần áo có quy mô lớn và số lượng mặt hàng ở mức “khủng”.

Mẫu file Excel quản lý shop quần áo sẽ bị mất hoàn toàn nếu thiết bị lưu trữ file bị hư hỏng

3. Chia sẻ một số File Excel mẫu giúp bạn quản lý shop quần áo tốt hơn

Với những thông tin trên, bạn đã biết mẫu file Excel quản lý shop quần áo là gì cũng như ưu điểm và hạn chế của mẫu file này rồi phải không? Trong nội dung tiếp theo, bài viết sẽ giới thiệu với bạn một số mẫu file Excel giúp quản lý bán hàng quần áo phổ biến nhất năm 2023.

3.1 Mẫu file Excel dùng trong việc quản lý sản phẩm

Mẫu file Excel đầu tiên bạn nên “dắt túi” ngay đó là mẫu dùng để quản lý sản phẩm. Kinh doanh mặt hàng quần áo đồng nghĩa với việc bạn phải làm quen với rất nhiều mẫu mã, màu sắc, kích thước,… khác nhau. Bạn không quản lý chặt chẽ lượng thông tin khổng lồ này thì rất dễ bị nhầm lẫn hoặc thất thoát mỗi khi xuất, nhập hàng.
Một mẫu file Excel quản lý sản phẩm chuẩn chỉnh cần đảm bảo có đủ những thông tin sau đây:

• Mã của sản phẩm.
• Tên mặt hàng.
• Màu sắc sản phẩm.
• Kích thước.
• Số lượng.
• Ngày nhập sản phẩm.

File Excel quản lý sản phẩm sẽ thay chủ shop ghi nhớ tất cả thông tin về màu sắc hay kích thước

3.2 Mẫu file Excel dùng để quản lý đơn hàng

Trong kinh doanh, dù bạn bán bất kỳ sản phẩm nào thì cũng phải chú trọng vào khâu quản lý đơn hàng. Chỉ khi làm tốt khâu này, bạn mới dễ dàng theo dõi kịp thời và chính xác trạng thái đơn hàng, chỉnh sửa thông tin của đơn,… Ngoài ra, mẫu file này cũng giúp bạn cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng vì có thể thường xuyên thông báo cho họ về hành trình đơn hàng.
Những thông tin chính cần có trong mẫu file Excel quản lý đơn hàng là:

• Mã đơn hàng.
• Tình trạng đơn hàng.
• Thời gian khách đặt hàng (ngày đặt hàng).
• Tên sản phẩm khách hàng đặt.
• Số lượng sản phẩm mà khách hàng đã đặt.
• Màu sắc/kích thước của sản phẩm khách đặt.
• Tên khách đặt hàng.

File Excel quản lý đơn hàng cung cấp toàn bộ thông tin về tình trạng của mỗi đơn hàng

3.3 Mẫu file Excel dùng để quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng cũng là một khâu quan trọng không kém so với khâu quản lý đơn hàng. Quản lý kho liên quan trực tiếp đến hoạt động xuất – nhập kho, chuyển kho, tồn kho,… Nếu bạn biết cách quản lý kho hàng thông minh, hiệu quả thì toàn bộ hoạt động ở kho sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và mang lại rất nhiều lợi ích không tưởng cho shop quần áo.
Với mẫu file Excel quản lý kho hàng, bạn sẽ theo dõi được những số liệu về:

• Chứng từ gồm có: Số hiệu và Ngày/tháng.
• Diễn giải chi tiết.
• Tài khoản đối ứng.
• Đơn giá.
• Thông tin nhập hàng: Số lượng và Thành tiền.
• Thông tin xuất hàng: Số lượng và Thành tiền.
• Thông tin hàng tồn: Số lượng và Thành tiền.

Chủ shop sẽ biết rõ số lượng hàng đã bán hoặc còn tồn thông qua file Excel quản lý shop quần áo

3.4 Mẫu file Excel dùng để quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên tưởng chừng như một việc làm dư thừa vì mỗi ngày nhân viên đều làm việc trực tiếp với bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ rất dễ đối mặt với tình trạng hàng hóa bị thất thoát nếu gặp phải những nhân viên có thói quen tắt mắt và gian lận. Hoặc đơn giản hơn, bạn cần liên lạc với thông tin trong một số trường hợp gấp gáp thì chỉ việc mở file Excel để có email, số điện thoại,…
Vậy đối với mẫu file Excel dùng trong hoạt động quản lý nhân viên, bạn phải hoàn thiện những trường thông tin nào? Đó là trường liên quan đến:

• Tên nhân viên.
• Chức vụ.
• Số điện thoại.
• Ngày/tháng/năm sinh.
• Địa chỉ.
• Số CMT/CCCD.

Thông tin cá nhân của nhân viên cũng có thể lưu trữ trên file Excel quản lý nhân sự

3.5 Mẫu file Excel dùng để quản lý khách hàng

Một sai lầm mà nhiều chủ shop đang gặp phải đó là không quan tâm về việc quản lý thông tin của khách hàng. Sai lầm này đã dẫn đến tình trạng không thể nâng cao được dịch vụ chăm sóc khách hàng. Từ đó, khách hàng dễ dàng “nói lời tạm biệt” với shop và tìm đến những shop mới.
Giải pháp thiết thực trong tình huống này áp dụng ngay mẫu file Excel quản lý thông tin khách hàng. Muốn quản lý tốt toàn bộ thông tin của khách mua hàng, bạn cần thiết kế một bảng tính bao gồm 6 cột chính là:

• Số thứ tự.
• Tên khách hàng.
• Số điện thoại.
• Ngày/tháng/năm sinh.
• Địa chỉ.
• Email.

File Excel quản lý thông tin khách hàng giúp chủ shop chăm sóc khách hàng cũ tốt hơn

3.6 Mẫu báo giá đẹp file Excel dùng để gửi cho khách hàng

Bảng báo giá được sử dụng ở hầu hết doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh để cung cấp cho khách hàng những thông tin cơ bản về giá của sản phẩm. Nếu không có bảng báo giá, khách hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong theo dõi và hình dung giá bán của từng sản phẩm cũng như tổng giá trị của đơn hàng.
Một mẫu file Excel báo giá đẹp và chất lượng sẽ tăng thêm mức độ uy tín và chuyên nghiệp cho shop quần áo của bạn. Dưới đây là tổng hợp về thông tin bạn cần có trong file báo giá cho khách:

• Số thứ tự.
• Tên sản phẩm.
• Mã vạch sản phẩm.
• Đơn vị tính.
• Số lượng sản phẩm.
• Đơn giá sản phẩm.
• Thành tiền.
• Ghi chú.

File Excel quản lý shop quần áo có thể tạo thêm sheet để làm báo giá cho từng sản phẩm

4. Kết luận

Vậy là bài viết đã vừa bật mí với bạn về những mẫu file Excel quản lý shop quần áo đang được nhiều chủ shop sử dụng. Với những mẫu file này, bạn sẽ dễ dàng theo dõi được toàn bộ thông tin về sản phẩm, đơn hàng, kho hàng,… Từ đó, có cái nhìn bao quát về tình hình kinh doanh của shop để kịp thời có phương án điều chỉnh chiến lược kinh doanh nhằm tăng doanh số bán hàng.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Dropbiz là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!